Procedimiento Operativo Estandarizado
En el mundo empresarial hay diversos términos relacionados con la implantación de un sistema de calidad o de gestión. En este blog hemos visto varios de ellos como: no conformidades, barreras de entrada, ciclo Deming, KPI’s., etc.
Hoy nos centramos en el término conocido como POE que es el acrónimo de Procedimiento Operativo Estandarizado.
Antes que nada no debemos confundir estas siglas con el POE que se emplea en el ámbito de las redes de comunicación. Es el caso de Internet. En este caso el POE hace referencia a un sistema de alimentación a través de Ethernet.
Volviendo a nuestro ámbito de gestión, el POE es una guía que trata de especificar y dividir en pequeñas tareas todo el trabajo de ejecución que hemos planificado.
Es decir, a través del POE redactaremos un documento en el que intentaremos detallar al máximo todos los pasos que necesitamos para ejecutar una tarea. Con el objetivo de mejorar la gestión de la calidad de nuestra empresa y proceso productivo.
Por lógica, para la redacción del POE debemos de haber planificado y estudiado que tarea o tareas queremos desempeñar.
Una vez que estén definidas a la perfección, podremos planificarlas sin miedo a cometer grandes errores o encontrarnos grandes desviaciones sobre lo que habíamos planeado.
Para ello, es preciso saber romper en tareas indivisibles la ejecución del plan que queremos llevar a cabo. Esto nos recuerda y mucho, a las teorías Fordianas de las cadenas de trabajo, en las que las tareas se dividían hasta el extremo para reducir los tiempos y costes del proceso de fabricación.
El POE, hoy en día, podemos entenderlo como una guía útil que se redacta para que cualquier miembro de la organización sepa exactamente qué debe hacer en cada momento y entender la parte del proceso en la que se halla.
¿Qué elementos debe reunir un POE?
- Personas del equipo que van a participar en la tarea. Desde el coordinador hasta los trabajadores.
- Qué tiempos se estiman necesarios para cada tarea. Se puede ajustar al detalle dependiendo de la tarea, pero en algunos casos deberemos incluso profundizar hasta el nivel de segundos y milésimas.
- Descripción muy detallada de cada una de las tareas que componen la actividad que queremos registrar en el POE. Sin duda, esta es la parte más importante del POE ya que es la que servirá de guía o manual para saber qué tenemos que hacer en cada momento.
- Planificar mecanismos de control y medidas de corrección ante posibles desviaciones.
De este artículo subyace una idea clara, la elaboración de un Procedimiento operativo estandarizado busca conseguir la máxima eficiencia en el desempeño de nuestras tareas. Las rutinas de trabajo no solo habrá que cumplirlas sino que habrá que hacerlas en el menor tiempo posible.
En definitiva conseguir una eficiencia empresarial a través de la rutina y la estandarización de las tareas. Lo que no siempre es adecuado para todas las empresas, y dependerá mucho del sector, el tipo de empresa y el tipo de producción que realice.
Por último deberemos destacar que un documento como el POE debe ser lo más exhaustivo posible, actualizado y por supuesto, objetivo.
De modo que cualquier miembro de la organización sepa seguir sus directrices llegado el caso. La actualización del POE es de vital importancia porque si el documento no está modernizado con cambios y mejoras, correremos el riesgo de estar repitiendo cada tarea de forma ineficiente, con los consiguientes riesgos y costes para la empresa.
De ahí que el control y evaluación de los resultados sea fundamental durante todo el proceso, ya sea en el momento de la redacción del POE como durante su ejecución.
