¿Cómo gestionar el caos mediante la mejora continua?
El actual escenario socioeconómico en el que nos encontramos ha llevado a que las empresas deban cambiar sus estrategias de gestión. La inseguridad de los mercados y la volatilidad de diferentes aspectos precisa de empresas que apuesten firmemente por la calidad y la mejora continua. Por eso, queremos destacar la importancia de la gestión del caos dentro de un plan de calidad.
Ahora que los medios de comunicación —y la sociedad en general— es tan proclive a etiquetar todo con grandes nombres que tengan la capacidad de convertirse en virales, hay un término que solemos escuchar con frecuencia: La época del caos.
Es cierto que basta con echar un vistazo a nuestro entorno para comprender que, efectivamente, la sociedad en su conjunto y las empresas de cualquier sector viven inmersas en una situación compleja y caótica.
Ya os hemos hablado en varias ocasiones de las nuevas estrategias orientadas a la continuidad de negocio, a través de la implantación de normas como la ISO 22301 que asegura la resiliencia de las empresas, esto es, su capacidad para superar situaciones de crisis o escenarios imprevistos.
La ISO 22301 se relaciona, por tanto, con la mejora continua: La norma establece un sistema documentado que establece los requisitos para la planificación, implantación y revisión de tareas; teniendo en cuenta los riesgos globales y particulares de una empresa en función de su entorno y actividad.
La gestión del caos en las empresas
Para desarrollar una eficiente gestión del caos al que se exponen las empresas se deberán trabajar tres áreas fundamentales:
- Atención a los cambios del entorno: resulta fundamental establecer mecanismos internos para estar informado de los posibles cambios en el entorno: retrasos logísticos, pandemias, mercados bursátiles, problemas climáticos, nuevas modas, productos sustitutivos, cambios en las legislaciones… Para ello aprovecharemos la información que nuestros clientes, proveedores u otras partes interesadas nos puedan proporcionar.
- Delimitación de escenarios clave: Ante posibles cambios, deberemos establecer y previsualizar todos los escenarios a los que se puede enfrentar la empresa. Desde los más inocuos hasta los más agresivos.
- Fijación de nuevos objetivos y estrategias: Una vez analizadas todas las probabilidades se deberán fijar nuevas acciones (corto plazo) y estrategias (largo plazo) para afrontar esos posibles escenarios.
En definitiva, la gestión del caos conlleva en las Organizaciones una apuesta firme por la mejora continua a través de la implantación de sistemas de gestión de la calidad. Del mismo modo, se debe configurar un sistema continuo de formación para todos los niveles de trabajo, de modo que los empleados se encuentren continuamente al día de novedades y puedan mejorar o reciclar conocimientos.
Software de gestión de calidad y riesgos
Nuestro software de gestión de calidad Q-bo.org posee una serie de módulos que se pueden personalizar o instalar en función de las necesidades de cada empresa y sector de actividad.
En este caso, para la correcta gestión del caos, el módulo de riesgos ofrece una serie de ventajas a la hora de apostar por la mejora continua y la continuidad del negocio.
El módulo de riesgos de Q-bo.org permite realizar la identificación de los riesgos, así como establecer acciones de análisis, evaluación o clasificación de los mismos, ofreciendo herramientas eficaces para su tratamiento, reevaluación y seguimiento.
- Identificación de riesgos con asignación de proceso y responsable
- Análisis de causa y consecuencia
- Creación personalizada de grupos de riesgo y factores de relación como infraestructuras, recursos humanos, cumplimiento de normativas legales o desempeño de actividad
- Asignación de frecuencias de evaluación repetitivas o de fechas fijas y cálculo automático de próximas fechas previstas de evaluación
- Plan de acciones/medidas de control
- Evaluaciones de riesgos personalizadas. Criterios, valores y significado, clasificación en base a rango de resultados, tratamiento y necesidad de acciones urgentes o no urgentes. Registro de evaluaciones de riesgos. Reevaluaciones
- Control del riesgo. Creación de puntos de control y vinculación con indicadores
- Inclusión de archivos asociados: imágenes, identificación de riesgos, etc.
- Inicio y seguimiento de acciones para el tratamiento del riesgo
- Obtención de informes y evaluaciones del riesgo y su envío por correo
- Control de permisos de acceso
Si quieres más información sobre las ventajas de nuestro software de gestión de calidad ponte en contacto con nosotros en info@q-bo.org o en el teléfono 968 23 20 36.