Etapas principales a la hora de implantar un sistema de gestión de calidad
En este artículo queremos explicar cuáles son las fases de implantación de un sistema de calidad para cualquier tipo de empresa, con independencia de su tamaño o sector de actividad.
De esta forma, cualquier empresa podrá tener una primera aproximación de todas las etapas para implantar un sistema de calidad paso a paso.
En Quattro tenemos una amplia experiencia asesorando a empresas a la hora de gestionar eimplantar un sistema de gestión de calidad basado en normas ISO.
Fruto de todos estos años, hemos desarrollado un software de gestión de calidad, denominado Q-bo-.org, que además ayudará a que el proceso sea mucho más sencillo y rápido, ofreciendo una potente herramienta informática que facilitará el mantenimiento de dicho plan basado en la calidad y en las normas ISO.
Fases implantación sistema de calidad
Paso 1: Diagnóstico inicial
La primera parte de una implantación de la calidad en una Organización, debe pasar por un diagnóstico previo.
Este no debe ser una mera relación de requisitos a cumplir, sino más bien una herramienta de conocimiento del estado de la Organización con respecto a los requisitos de la norma, el grado de cumplimiento de los requisitos legales que afectan al producto/servicio y el cumplimiento con los requisitos de los clientes.
Paso 2: Análisis de la Organización
Esta fase incluye diversas etapas fundamentales como son: análisis del contexto interno y externo (como puede ser un análisis DAFO), evaluación de posibles riesgos y oportunidades, influencia de las partes interesadas (stakeholders), evaluación del organigrama y los procesos que se realizan en dicha entidad.
Paso 3: Normativa y formación
Se llevará a cabo una identificación de las principales normativas o requisitos legales aplicables, así como una definición de los requisitos de formación necesarios y establecimiento de un plan de formación.
También se abordará una definición de los métodos que consigan evaluar la satisfacción de los clientes y su analisis
Paso 4: Documentación
Definición del procedimiento de control de la información documentada, comunicaciones y registros.
En este paso, resulta especialmente relevante establecer los procedimientos para la identificación y resolución de las conocidas como no conformidades surgidas a partir de la implantación de las normas ISO.
Posteriormente, habrá que desarrollar los procesos para establecer medidas correctivas.
Toda esta etapa requiere de un profundo y concienzudo proceso de documentación, el cual se desarrollará de forma mucho más sencilla si contamos con un software de gestión como Q-bo.org.
En esta fase, también tendremos que definir los procedimientos de auditoría y su planificación en el tiempo, así como la elaboración de documentos que recojan las pertinentes instrucciones a seguir.
Paso 5: Evaluación y comunicación con los proveedores.
En esta fase se definirá como la organización selecciona y evalúa a sus proveedores y la metodología de comunicación con ellos. Realizando las evaluaciones de los requisitos de los proveedores.
Paso 6: Establecimiento y definición de objetivos e indicadores.
Se establecerán indicadores de calidad para hacer seguimiento, medición y control a los procesos del sistema de calidad. Para hacer los Objetivos de calidad medibles se establecerán a partir de los indicadores propuestos por la organización.
Estos objetivos e indicadores se deben adaptar a las necesidades propias de cada tipo de empresa.
Paso 7: Distribución de la documentación y auditoría interna
Dentro de esta última etapa se deberá elaborar el manual de gestión, así como establecer y delimitar el proceso de distribución de la documentación.
De nuevo, solo con un software de gestión como,Q-bo-.org, podremos conseguir que este proceso se realice de forma sencilla y eficaz; automatizando todas las tareas de comunicación, información y estableciendo de forma sencilla los receptores de cada tipo de información.
Por último, se realizará una auditoría interna y se revisará todo el proceso por parte de la Alta Dirección, la cual será la encargada de transmitir al resto de trabajadores la orientación hacia la mejora continua y la calidad.
Ventajas de implantar un sistema de gestión de calidad mediante un software
- Ahorro de tiempo y costes en implantación y mantenimiento del sistema
- Reducción de plazos para la obtención de la certificación
- Análisis y control de los procesos del sistema
- Realización sencilla de registros de calidad
- Implantación rápida y fácil del ciclo de mejora continua
- Simplificación documental
- Planificación de tareas periódicas y comunicación mediante correo electrónico
- Gestión de riesgos de la organización
Si necesitas que te asesoremos en cualquier tema relacionado con la calidad o quieres saber más sobre nuestro software de gestión de calidad no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del email info@q-bo.org o en el teléfono 968 23 20 36
