Control normativo y requisitos legales
Que la información es poder es algo que venimos argumentando desde hace tiempo desde las páginas de nuestro blog sobre calidad. De hecho, las nuevas tecnologías han hecho que la información sea un recurso muy valioso para cualquier empresa u organización. Por eso, es importante reivindicar la importancia del control normativo en un plan de calidad.
Cualquier tipo de empresa que quiera implantar un sistema de calidad con plenas garantías deberá estar al día de las distintas normativas, cuyo cumplimiento asegure el éxito del plan de calidad.
Obviamente, dichas información y legislaciones van evolucionando; por lo que resulta preciso conocerlas de antemano pero también controlando y descubriendo nuevas actualizaciones o cambios importantes.
Como decíamos, actualmente tenemos a nuestra disposición un sinfín de fuentes de información accesibles desde cualquier lugar del mundo gracias al desarrollo de las tecnologías de la información e Internet.
Cualquier empresa debe conocer la normativa específica que afecta a su sector o ámbito de actividad. De hecho, dentro de cada empresa, los propios departamentos deben establecer mecanismos para conocer la información relevante que afecta a esa actividad en concreto. No es lo mismo la normativa que afecta al departamento medioambiental que la del departamento de marketing.
Lo que está claro es que establecer un control normativo y conocer al detalle las actualizaciones y variaciones de los requisitos legales que nos afectan supone una acción inequívoca de calidad y, especialmente, de mejora continua.
Esta buena práctica permite a la empresa permanecer a la vanguardia respecto a sus competidores, mejorar la imagen pública, evitar posibles sanciones, estar al día y actualizada para poder afrontar estrategias y planificaciones en el largo plazo, garantizar la supervivencia del negocio. En definitiva, mantener una posición proactiva en el mercado, lo que permite anticiparse a elementos externos, amenazas y obtener una ventaja frente a otros competidores.
Normalmente, es el Departamento de Calidad el responsable de establecer acciones para garantizar un control normativo en el plan de calidad. Por lo que en él recae la responsabilidad de recabar información, actualizarla, establecer fuentes fiables de búsqueda, implementar los cambios, revisar documentación, establecer pautas y mecanismos sostenibles en el tiempo.
Debido a que la información puede ser de índoles muy variados, se necesitará trabajar mano a mano con los responsables de otros departamentos, los cuales serán los encargados de transmitir las necesidades de información de cada ámbito.
Cómo establecer un control normativo
Las acciones para establecer un correcto control normativo son las siguientes:
- Establecer el responsable o responsables de recabar la información necesaria
- Establecer qué criterios de búsqueda de información son más adecuados a las necesidades de cada departamento de la empresa
- Agrupar la información en categorías o áreas de actuación: economía, medio ambiente, fiscalidad, seguridad… etc.
- Determinar las fuentes de información tanto a nivel externo como interno, las cuales deben estar supeditadas a un criterio fundamental: la fiabilidad
- Establecer los mecanismos de recopilación periódica de información
- Comunicar la información a las partes interesadas
- Almacenar la información en sistemas digitales o archivos en papel
Software de gestión de calidad
La utilización e instalación de un software de gestión de calidad resulta fundamental para almacenar, organizar y transmitir toda la información necesaria para asegurar el control normativo y la mejora continua.
Nuestro software Q-bo.org cuenta con un módulo de control documental personalizable, el cual ofrece estas ventajas concretas a las empresas:
- Creación y mantenimiento de los documentos del sistema de calidad con asignación a procesos y designación de responsables
- Envío por correo de: los informes de módulo por puestos/perfiles, el documento seleccionado, y el documento en revisión/aprobación una vez generado (modo automático)
- Consultar los registros enviados por correo
- Control automático del ciclo de vida del documento
- Inclusión de anexos a documentos
- Generación automática de nuevas versiones de documentos a partir de los ya existentes
- Vinculación de registros relacionados con cada documento
- Acceso restringido por usuario en función del proceso
- Filtrado de documentos y agrupación por proceso y área
- Distribución de documentos y puntos de control mediante generación automática de intranet
- Control de permisos de acceso a los documentos en la intranet
Si quieres más información sobre todas las ventajas que te ofrece un software de gestión de calidad a la hora de implantar el plan de calidad basado en normas ISO, no dudes en contactarnos a través de nuestro correo electrónico info@q-bo.org o en el teléfono 968 23 20 36.
