Consejos para una auditoría de calidad

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Consejos para una auditoría de calidad

Cómo preparar una auditoría de calidad

En Quattro contamos con una amplia experiencia asesorando a todo tipo de empresas en temas de calidad. Esto nos ha permitido tener un gran conocimiento de las auditorías. Por eso, en nuestro blog queremos compartir varios consejos para una auditoría de calidad.

La pregunta que siempre nos suelen hacer es sobre cómo preparar una auditoría de calidad basada en normas ISO. ¿Se puede preparar una auditoría? La respuesta es sí.

De hecho, aconsejamos que se prepare correctamente el proceso de auditoría. No solo eso, el proceso de implantar un sistema de calidad basado en normas ISO requiere de un proceso que conlleva, además, una importante planificación.

Para que quede más claro, acompañamos este artículo de los siguientes consejos para una auditoría, los cuales deberíamos tener siempre presentes.

10 consejos para superar una auditoría

  1. Redactar una presentación de la empresa, que ayude al auditor a hacerse una idea general de nuestro negocio
  2. Ser honesto. Quizás esta es una de las claves más importantes
  3. No copiar y pegar textos de otras auditorías o planes de calidad de otras empresas
  4. Transmitir al resto de empleados que estamos inmersos en un proceso de auditoría
  5. Hacer partícipes del proceso de auditoría a la alta dirección
  6. Ceñirnos a la documentación que se nos pide
  7. No creernos más inteligentes que el auditor. Mantener siempre una actitud de respeto con el auditor
  8. Acatar las órdenes y consejos que se nos proporcionen durante el proceso
  9. Depurar las no conformidades
  10. Tener preparada la documentación del Sistema (Instalar un software de gestión de calidad)

Documentación del Sistema

En muchas ocasiones, algunas empresas deciden intentar salir del paso del proceso buscando en Internet procedimiento o manuales que puedan copiar y plagiar. También es frecuente encontrar a empresas que recurren a documentos que toman prestados de otras empresas amigas o colaboradoras.

Esto es una práctica totalmente desaconsejada. El proceso de calidad es un proceso que lleva su tiempo. La empresa auditada deberá comprender que debe tomarse el sistema de gestión de calidad muy en serio. Por lo tanto, resulta incomprensible recurrir a estos «atajos» para intentar salir airoso de la auditoría con el mínimo esfuerzo.

El proceso de implantación requiere un importante esfuerzo, se debe analizar y comprender el funcionamiento de nuestro propio negocio. Solo una vez que se posee ese conocimiento se podrá hacer frente a una auditoría y evaluar en qué medida podemos adaptarnos a los estándares propuestos por las normas ISO que queramos implantar.

Por lo tanto, la redacción de la documentación debe ser personalizada y original. Debemos ser capaces de reflejar la auténtica idiosincrasia de nuestra organización.

Así pues, no se puede recurrir a otros planes de calidad o procedimientos redactados por otras empresas, aunque sean parecidas a la nuestra o pertenezcan a nuestro mismo sector de actividad.

Si no somos capaces de tomarnos en serio el proceso de análisis y redacción, el auditor puede percibir que la calidad no es algo interesante para nosotros, algo en lo que queramos esforzarnos.

Comunicación en la organización

La comunicación interna, tanto en sentido ascendente como descendente, resulta un elemento crucial.

Para implantar un sistema de calidad, todos los miembros de la organización deben ser conscientes del proceso, siendo partícipes —cada uno en su medida— del mismo.

Para que una empresa trabaje según los estándares de normas de calidad, todas y cada una de las partes debe trabajar conforme a esos objetivos.

Del mismo modo, la alta dirección debe estar al corriente de todo el proceso, siendo notificada de cada una de las etapas, especialmente de la fase de auditoría. De hecho, es la alta dirección sobre la que recae la responsabilidad de comprometer a todos los trabajadores, para que todos tengan el objetivo de la calidad en la mente.

Las no conformidades

Las no conformidades son los incumplimientos de algunos de los requisitos que plantean los planes de calidad a través de las normas ISO.

Resulta evidente que la gestión de las no conformidades durante la auditoría debe ser lo más rápida y eficiente posible.

No te pierdas nuestro artículo anterior: 7 no conformidades más comunes en ISO 9001

Las no conformidades pueden surgir en estos aspectos:

  • Incumplimiento de la normativa legal que repercute sobre la realización del producto o servicio
  • Incumplimiento de los requisitos de la Norma/Normas de referencia que la organización tiene implantada.
  • Incumplimiento de los requisitos de los clientes que dicha organización tiene establecido
  • Incumplimiento de los procedimientos o protocolos que tiene definidos la propia organización

Colaboración con el auditor

Aunque parezca obvio, queremos concluir estos consejos para una auditoría de calidad dejando constancia del trato que se debe prestar al auditor.

Algunos de los responsables de calidad ven la figura del auditor como una amenaza: un rival a batir. Por ello, se esfuerzan en parecer más inteligentes que el auditor o en demostrar que tienen un conocimiento más profundo de las normas que él.

Este tono beligerante lo único que puede crear es una sensación de tensión difícil de mejorar. El auditor solo es un profesional que coordinará el proceso de capacitación, por lo que debemos colaborar con él, tratando de estrechar una relación profesional sana y duradera.

Para ello, basta con entregar la documentación que nos precise —y solo la precisada, no es conveniente querer aturdir su labor con un exceso de documentos innecesarios—, ayudarlo en todo lo que necesite y aceptar con entusiasmo y de buen grado las recomendaciones que nos haga.

Instalación de un software de gestión de calidad

Para que el proceso de auditoría e implantación de un sistema de calidad resulte mucho más sencillo y rápido, aconsejamos la instalación de un software de gestión que nos ayude durante el proceso.

Nosotros hemos desarrollado el software de gestión Q-bo.org el cual nos proporciona una gran ayuda para afrontar la auditoría con plenas garantías, haciendo que el proceso sea mucho más rápido, sencillo y eficiente.

La utilización de un software de gestión es una solución integrada y personalizada a las necesidades reales de cada empresa. Estas son algunas de las ventajas que un software como Q-bo.org puede aportar a tu empresa:

  • Ahorro de tiempo y costes en implantación y mantenimiento del sistema
  • Reducción de plazos para la obtención de la certificación
  • Análisis y control de los procesos del sistema
  • Realización sencilla de registros de calidad
  • Implantación rápida y fácil del ciclo de mejora continua
  • Simplificación documental
  • Planificación de tareas periódicas y comunicación mediante correo electrónico
  • Gestión de riesgos de la organización

Si quieres más información sobre las ventajas de instalar un software de gestión, pídenos más información sin ningún tipo de compromiso.

☑️ 968 23 20 36

☑️ info@q-bo.org

☑️ www.q-bo.org

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