Ejemplos de registros en un sistema de gestión de calidad
Los registros de calidad en un sistema de gestión se han convertido en un elemento fundamental a la hora de implantar normas ISO. Hoy nos queremos detener en la importancia, definición y ejemplos de los registros de calidad.
Ates que nada, debemos aclarar una cuestión que siempre crea cierta confusión en nuestros clientes. Se trata del hecho de que en la actual versión de la norma ISO 9001:2015 ha desaparecido cualquier mención expresa a los conocidos como registros de calidad.
Esto no quiere decir que los registros de un sistema de gestión de calidad no sean importantes. Pero su denominación ha quedado un tanto desfasada. De hecho, en las nuevas normas ISO, los tradicionales registros de calidad han sido integrados dentro del epígrafe de «Información documentada».
¿Qué son los registros de calidad?
Como su propio nombre indicia, son una necesidad de reflejar —o registrar— ciertas evidencias a la hora de implantar un sistema de calidad. Resultan un elemento fundamental, pues su vocación es la de almacenar todos los datos pertinentes de una Organización en materia de calidad.
En definitiva, un registro es todo aquello que queda guardado y documentado como resultado de la realización de alguna tarea relacionada con la implantación de un sistema de calidad.
Características de los registros de calidad
Los registros deben poseer una serie de características y capacidades:
- Identificación: los registros deben ser fácilmente identificables: autor, responsable, interesados, tipo de información, fecha de creación, cumplimentación o actualización, etc.
- Almacenamiento: los registros deben poder ser almacenados y se debe conocer de forma inequívoca cómo funciona ese proceso de guardado.
- Protección: dependiendo de la naturaleza de los registros, se deberán establecer diferentes niveles de protección que se adecuen a las personas que podrán tener acceso a los mismos.
- Recuperación: Los registros deben ser fácilmente accesibles y recuperables en el momento en el que se precisen.
Ventajas de registros de calidad
Obviamente, estos registros de calidad ofrecen una serie de ventajas:
- Facilidad por parte de todos los departamentos y partes interesadas para acceder a diversos datos relevantes.
- Facilidad para promover auditorías externas o internas de calidad.
- Tiene un claro espíritu de protección de datos relevantes o sensibles para la Organización.
- Crear un orden y estructura de almacenamiento de datos.
Módulo de registros en un software de gestión
Nuestro software de gestión de calidad Q-bo.org se encuentra dotado de diversos módulos personalizables para ayudar a las empresas a la hora de implantar un sistema de gestión de calidad.
Fruto de nuestra experiencia en calidad asesorando a todo tipo de empresas, Q-bo.org está dotado de un módulo de registros, diseñado para controlar los registros de calidad sin tener que archivarlos en papel.
El módulo de registros de Q-bo.org ayuda a:
- Creación y mantenimiento de los registros del sistema de calidad, con asignación a proceso, responsable, tiempo de retención y ubicación
- Envío por correo de: los informes del módulo por puestos/perfiles, y el registro seleccionado a los responsables
- Consultar los registros enviados por correo
- Acceso a procesos y personas
- Acceso restringido por usuario en función del proceso
- Filtrado de registros por procesos y áreas
- Publicación de registros en intranet
- Control de permisos de acceso a los registros publicados
- Inclusión de archivos asociados a cada registro, por ejemplo, formatos de registros para controlar sus revisiones o incluso registros de inspección o control
Si quieres más información sobre nuestro software de gestión, pídenos información sin compromiso en el teléfono 968 23 20 36 o escribiéndonos un email a info@q-bo.org
