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  • ¿Qué es la gestión por excepción?

    En qué consiste la gestión por excepción y para qué sirve en las empresas

    Hoy queremos centrar nuestro artículo en una estrategia de gestión que se emplea en muchas empresas de todo el mundo: la gestión por excepción.

    La toma de decisiones y el carácter que posea la dirección de una empresa pueden marcar el devenir del negocio, obteniendo una importante ventaja competitiva.

    Esta corriente de la administración de empresas proviene de la expresión inglesa Management by Exception. Y suele emplearse también en muchos ámbitos mediante el uso de sus siglas MBE.

    Pero, ¿qué es la gestión por excepción?

    Más que una técnica podríamos decir que es un estilo de dirección con clara vocación a mejorar la eficiencia de nuestro proceso productivo o de toma de decisiones.

    Y si estamos hablando de eficiencia, hablamos del control y análisis de los datos que maneja la empresa. En la actualidad, la sobreinformación es un problema tan importante como la falta de ella.

    Las grandes bases de datos o la información que maneja la empresa puede resultar ingente e inabarcable.

    Desde este blog hemos comentado en multitud de ocasiones la importancia de saber analizar e interpretar los datos y los resultados obtenidos. Es vital saber detectar desviaciones para tomar medidas de forma rápida, y de este modo corregir los errores para no comprometer el buen funcionamiento de nuestro negocio en el futuro.

    El MBE o gestión por excepción es una corriente que otorga prioridad a detectar, dentro del gran flujo de información que manejan las empresas, las excepciones.

    Es decir, fijar la atención en los datos excepcionales o extraordinarios. Aquellos datos que llaman la atención por improbables o llamativos y a los que lógicamente habrá que prestar atención, analizar debidamente y tomar medidas que los corrijan o los incentiven (en el caso de que esas excepciones sen beneficiosas).

    Como suele ocurrir en este tipo de corrientes de pensamientos, fueron los grandes pioneros empresariales los que comenzaron a pensar y teorizar sobre estos aspectos.

    En concreto, la gestión por excepción fue desarrollada por Taylor, y no es de extrañar pues Taylor –que seguía las doctrinas de la estandarización más fordiana–, veía realmente interesante el detenerse a analizar aquellos datos que se salían de la norma. Datos, que a un fordiano convencido, llamaban la atención.

    Esta teoría sienta sus bases, por tanto, en mostrar una atención a los datos más destacados de una organización, ya sea que destaquen por ser datos beneficiosos o perjudiciales.

    Se pierde mucho tiempo en analizar información que podríamos llamar normal o corriente. Esos datos no nos suelen ofrecer información relevante. Solamente podemos extraer un hecho: que la empresa continúa el camino esperado. Son los datos llamativos los que deben motivar las decisiones importantes de la alta dirección.

    Es un pensamiento que tiene grandes aplicaciones en las tareas más administrativas y en la gestión. Pero, sobre todo, en la elaboración de la comunicación interna. Es decir, en la elaboración de informes.

    Uno de los directores de General Motors, Alfred Sloan, siempre fue un gran defensor de este tipo de informes. Según argumentaba, se pierde mucho tiempo en el análisis de la información normal y corriente y muy poco en la información excepcional, la cual es la que esconde realmente los problemas u oportunidades de un negocio.

    Conocer este tipo de ideas siempre resulta conveniente para una empresa. Nunca habrá que tomarlos como dogmas o doctrinas inamovibles. Pero, es cierto que en ocasiones, datos realmente importantes se desechan porque no se ajustan a la normalidad del día a día.

    En cualquier caso, desde Quattro ofrecemos todo tipo de asesoramiento a las empresas a la hora de implantar sistemas de gestión de calidad. Para ello, hemos desarrollado nuestro software Q-bo.org, el cual se adapta con su sistema de módulos combinable a las necesidades reales de cada sector o empresa.

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