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  • ¿Por qué implantar un sistema de gestión en mi empresa?

    Ventajas de un sistema de gestión

    Como ya hemos argumentado en varios artículos de nuestro blog, los entornos cada vez más cambiantes y los mercados más competitivos, obligan a las organizaciones a estar alerta y a mejorar continuamente sus procesos. Este seguimiento permanente que debemos realizar de nuestra propia empresa, de su estructura y funcionamiento, se consigue con la implantación de un sistema de gestión.

    El sistema de gestión está supeditado a la implantación y aplicación de las denominadas normas ISO. Concretamente a la normativa ISO 9001 y su última versión denominada como ISO 9001:2015.

    Pero, ahora que hemos dejado claro este concepto de sistema de gestión, la pregunta que nos hacen muchos clientes es la siguiente: ¿por qué implantar un sistema de gestión en mi empresa?

    La respuesta es clara, ya que son muchas las ventajas que ofrece la correcta implantación de un sistema de gestión. Podríamos ordenarlas en dos grandes grupos, pues por un lado tenemos las ventajas intrínsecas o internas para la propia empresa, y por otro lado, las ventajas externas a la empresa, que son las que inciden en agentes externos a la empresa como pueden ser en primer lugar, nuestros clientes, pero también otros segmentos como la sociedad, los proveedores, accionistas o distribuidores.

    Ventajas de un sistema de gestión para la empresa

    Obviamente seguir una serie de directrices para mejorar el funcionamiento interno de nuestra empresa u organización es una garantía de éxito. El trabajo se hará mejor y en menos tiempo, además empleando menos recursos y en definitiva siendo más eficiente, por lo que estaremos ahorrando en términos económicos. Lo que reportará en definitiva, y resumiendo, en ser una empresa más competitiva.

    Básicamente, estas son las ventajas que puede obtener una empresa:

    • Mejora de la comunicación interna: Un sistema de gestión detecta posibles deficiencias en la comunicación, como por ejemplo las informaciones duplicadas o innecesarias. Esto se traduce en un ahorro importante en términos de tiempo pero también de dinero (menos papeleo, llamadas, fax, etc).
    • Mejor funcionamiento interno: Las directrices están más claras y unificadas, se determinan las funciones y responsabilidades, así, cada persona sabe perfectamente que es lo que debe hacer y cómo lo debe de hacer.
    • Mayor implicación de la alta dirección y de los líderes de la organización: La alta dirección de la empresa es la que debe implicarse en mayor medida para que el sistema de gestión se implante correctamente. Lo que provocará un equipo directivo más comprometido con las acciones y las estrategias empresariales fijadas.
    • Mejora de nuestro proceso productivo: Un sistema de gestión permite clarificar y detallar paso a paso cada una de las tareas o acciones que componen nuestro proceso productivo o flujo de trabajo. Por lo que se podrán establecer objetivos más realistas y alcanzables, al tiempo que se detectan posibles desviaciones o deficiencias.
    • Mayor flexibilidad: Como decíamos al inicio de este artículo, ante la globalización de los mercados y la volatilidad de los mismos, sobre todo en la actual coyuntura económica, una empresa que trabaja de forma eficiente, podrá ser más flexible a la hora de adaptarse a un posible cambio en el entorno o el sector en que trabaja, ya que los objetivos están mejor definidos, y todos los estamentos de la organización, conocen perfectamente cuáles son sus cometidos. Además, la empresa se ha convertido en un ente que es más rápido y eficiente en realizar sus tareas, por lo que cualquier cambio de estrategia o directriz es asumido de forma mucho más eficaz.

    Obviamente, todas estas mejoras y ventajas de un sistema de gestión, dan como resultado una empresa más eficaz y también más eficiente, por lo que puede ofrecer sus productos y servicios de una forma mucho más satisfactoria. Esto implica de forma directa que nuestros clientes estarán más satisfechos, que tengamos precios y productos más competitivos frente a los de la competencia y que podamos trabajar de manera más exitosa con nuestros distribuidores o proveedores.

    Resumiendo, desde el punto de vista externo,  los beneficios de la implantación de un sistema de gestión se traducen en:

    • Productos más competitivos: Si mejoramos y controlamos de forma más eficiente nuestro proceso productivo, estaremos elaborando productos de mayor calidad, y posiblemente los estaremos obteniendo a un menor coste, por lo que por ejemplo podremos servir productos a un mejor precio que nuestros competidores.
    • Satisfacción de los clientes: Una empresa más eficiente y que es reconocida objetivamente como eficiente, gracias al sello de calidad de las normas ISO, tendrá una mejor valoración respecto a los clientes, que en condiciones de igualdad siempre elegirán una empresa que ha sido implementada con un sistema de gestión o de calidad.
    • Satisfacción de otros grupos de interés: Esta valoración positiva que perciben nuestros clientes se puede trasladar a otros grupos de interés como pueden ser proveedores, distribuidores o incluso accionistas.

    Para poder realizar una correcta implantación de un sistema de gestión en la empresa, se puede contar con herramientas que además permitan que la implantación se realice de la forma más rápida y optimizada posible. Eliminando retrasos o acciones innecesarias y sin que la implantación pueda suponer un trauma para la organización en general o los trabajadores en particular.

    Existen muchas herramientas para facilitar este trabajo, pero desde Quattro llevamos más de una década ofreciendo, no solo herramientas para facilitar el proceso de implantación, sino para realizarlo de forma personalizada en función de las necesidades reales de cada empresa, ya que éstas dependerán de gran cantidad de factores como tamaño, antigüedad o sector al que pertenezca.

    El software de gestión Q-bo.org es una herramienta que ofrece todo tipo de soluciones para las empresas, actuando en todas las áreas de trabajo necesarias para desarrollar la implantación del sistema de gestión.

    Con el siguiente vídeo demostrativo, puedes comprobar cómo trabaja Q-bo.org y las ventajas que ofrece.

    Ponte en contacto con nosotros sin ningún tipo de compromiso y te asesoraremos de forma personalizada en todo aquello que necesite su empresa, a través de nuestro correo electrónico info@q-bo.org o en el teléfono 968 23 20 36.

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