Qué es el método DAFO y aplicación en sistemas de gestión de calidad

En nuestro blog siempre hemos incidido en la necesidad de realizar análisis internos y externos de nuestra Organización; como herramienta fundamental a la hora de implantar un sistema de gestión de calidad. Existe una herramienta que ayuda a realizar esa investigación desde una doble vertiente al mismo tiempo: El análisis DAFO en calidad.

El análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fuerzas y Oportunidades), también conocido como «Análisis de Alcance» o por sus siglas en inglés SWOT (Strenghts, Weaknesses, Oportunities y Threats) fue desarrollado por el consultor empresarial Albert Humphrey, allá por el año 1960.

En esa época, la compañía Fortune500 buscaba una herramienta eficaz para poder planificar sus actuaciones en el largo plazo de forma fiable. Estamos en los comienzos de la gestión empresarial y muchas compañías comenzaron a buscar formas de mantener su estabilidad de forma constante en el tiempo.

Para ello, se contrataron los servicios de Humprey, que en esa época trabajaba como experto en asesoramiento empresarial en el Instituto de Investigación de Stanford. El gran logro fue conseguir una herramienta sencilla y visual que permitiera a las empresas organizar su análisis a la hora de tomar decisiones estratégicas o establecer análisis en el largo plazo.

La matriz DAFO se popularizó enormemente, hoy en día sigue siendo un recurso muy valioso a la hora de acometer un análisis de la situación real de las empresas con independencia de su sector de actividad, tamaño o características.

A la hora de implantar cualquier sistema de gestión de calidad basado en normas ISO resulta preciso realizar un exhaustivo análisis de la empresa y sus procesos productivos. Es una etapa fundamental que viene determinada en la propia naturaleza de las normas ISO.

Además, este análisis de factores internos y externos se debe mantener de forma continuada en el tiempo para mantener un control de las acciones que se van realizando, estableciendo si se consiguen los objetivos marcados —tanto a corto como largo plazo— y poder detectar posibles desviaciones.

El análisis DAFO en calidad se basa en un análisis en dos niveles:

• Factores Externos a la empresa: Amenazas y Oportunidades

Son factores que no se pueden controlar porque vienen dados por el entorno.

• Factores Internos a la empresa: Debilidades y Fortalezas

Son factores intrínsecos a la empresa que por lo tanto se pueden —y se deben— controlar. Las fortalezas habrá que potenciarlas y las debilidades, lógicamente, habrá que tratar de mejorarlas.

Más recientemente, en 1993, el investigador Carnap desarrolló su propia actualización del método DAFO, con su llamado DAFO dinámico: ya no se comparan factores internos y externos, sino que se relacionan experiencias del pasado con opciones de desarrollo del futuro.

¿En qué consiste el Método DAFO?

Como decíamos, es un análisis exhaustivo y riguroso que analiza todas las variables tanto a nivel interno como externo que afectan a la empresa a la hora de desarrollar un plan de acción, fijar objetivos, lanzar nuevos productos o establecer estrategias a corto, medio o largo plazo.

El análisis DAFO se basa en analizar 4 variables:

• DEBILIDADES

Responden a un análisis interno de la Organización. Consiste en detectar cuáles son las debilidades que tiene nuestra empresa, para así tratar de mejorarlas o eliminarlas.

Ejemplos: poca experiencia en el mercado, escasa formación de mis trabajadores, escaso nivel presupuestario para acometer mi actividad, proceso productivo desfasado.

• AMENAZAS

Las amenazas son factores que pueden influir negativamente en mi empresa y que vienen dados por el entorno, la coyuntura socioeconómica o el sector de actividad en el que me encuentro.

Ejemplos: crisis financieras, inestabilidades políticas, conflictos bélicos, pandemias, cambios en legislaciones que afectan a la actividad de mi empresa, inflación, aparición de un producto sustitutivo.

• FUERZAS

Son los puntos fuertes que tiene mi empresa. Tan importante es detectar cuáles son mis debilidades como tener claro cuáles son mis fortalezas, las cuales me permiten obtener importantes ventajas competitivas frente a otros rivales del sector.

Ejemplos: contar con trabajadores cualificados, contar con un sistema de gestión de calidad optimizado, contar con certificaciones en normas ISO, poseer una extensa cartera de clientes, contar con un equipo de ventas eficiente, procesos de producción eficaces y modernos.

• OPORTUNIDADES

Las oportunidades son elementos positivos que vienen dados del exterior y que pueden ayudar a mi empresa a mejorar su posición competitiva.

Ejemplos: creación de una nueva subvención, cambios favorables provocados por una nueva ley, bajada de los precios de la materia prima, sector con escasa competencia.

Software de gestión de calidad

Así pues, como conclusión, debemos destacar la importancia de que las empresas que quieran obtener ventajas competitivas a través de la implantación de un sistema de calidad basado en normas ISO deberán conocer y analizar en profundidad las circunstancias y características internas, así como las que existen en su entorno o sector de actividad.

Como siempre, en este tipo de procesos recomendamos la utilización de un software de gestión de calidad el cual nos ayuda a la hora de que el proceso se realice de forma más eficiente y rápida, favoreciendo análisis basados en criterios medibles y objetivos, los cuales sean fácilmente comunicados a las partes interesadas.

Q-bo.org es nuestro software de gestión de calidad el cual permite:

• Ahorro de tiempo y costes en implantación y mantenimiento del sistema
• Reducción de plazos para la obtención de la certificación
• Análisis y control de los procesos del sistema
• Realización sencilla de registros de calidad
• Implantación rápida y fácil del ciclo de mejora continua
• Simplificación documental
• Planificación de tareas periódicas y comunicación mediante correo electrónico
• Gestión de riesgos de la organización

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