Checklist con todos los pasos para implantar normas ISO
Si eres lector de nuestro blog ya te habrás dado cuenta de la importancia que tiene en cualquier empresa implantar un sistema de calidad basado en normas ISO. Pero, muchas empresas todavía tienen dudas sobre cómo empezar. Por eso compartimos esta Guía paso a paso para implantar normas ISO.
¿Qué son las normas ISO y por qué son tan importantes?
Las normas ISO son estándares de calidad creados por la Organización internacional ISO. Son normas que garantizan cumplir una serie de estándares en diversos ámbitos: calidad, seguridad, medio ambiente, salud, eficiencia… etc.
Las ventajas de implantar normas ISO en cualquier tipo de empresa son claras:
- Mejora de la eficiencia operativa
- Incremento de la satisfacción del cliente
- Reconocimiento por parte del público en general y cualquier parte interesada en nuestro proceso productivo o bienes y servicios ofrecidos
- Reducción de riesgos
- Reducción de costes innecesarios y duplicidades
Pasos que seguir para implantar normas ISO
A continuación, os dejamos los pasos lógicos y coherentes que cualquier empresa debe tener presente a la hora de acometer la implantación de normas ISO:
- Elegir la norma ISO adecuada
Antes que nada, la empresa deberá elegir la norma o el ámbito de actuación sobre el que quiere certificar. Algunas de las normas ISO más frecuentes y extendidas son:
- ISO 9001 sobre la Gestión de la calidad en la empresa
- ISO 14001 sobre Gestión medioambiental
- ISO 45001 sobre Seguridad y salud en el trabajo
- Realizar un diagnóstico inicial
Antes de implantar una norma ISO debemos conocer cuál es la situación actual de mi empresa a través de un análisis interno. Tampoco estaría mal complementarlo con un análisis externo que analice la situación actual de mi negocio frente al sector en el que se opera. Para ello existen múltiples alternativas, por ejemplo, un análisis DAFO.
- Crear un equipo de trabajo y un responsable de calidad
La Alta Dirección de la empresa es la encargada de decidir si se quiere apostar firmemente por la calidad y cómo va a transmitir ese espíritu de mejora continua al resto de trabajadores.
Para ello, deberá delegar funciones en un equipo creado ad hoc con tal propósito. El equipo será el responsable de liderar la implantación y transmitir la importancia de que todos los departamentos estén orientados hacia la calidad y mejora.
Lógicamente, deberá contar con personal de diversas áreas de interés.
- Crear la documentación necesaria y establecer vías de comunicación
La implantación de las normas ISO requiere de un proceso documental importante, que respalde y registre todas las acciones y nuevos procesos.
Esa documentación deberá ser entregada y comunicada a las partes interesadas de nuestro equipo: manuales de calidad, procedimientos operativos estándar, registros de seguimiento y control.
- Formación de los trabajadores
El equipo de calidad anteriormente descrito debe ser capaz de transmitir esa orientación hacia la calidad, de modo que todos los empleados sean capaces de comprender los requisitos que exige la norma ISO elegida y cómo pueden contribuir al logro de estos.
- Implementar las medidas y cambios oportunos
La implantación de nuevas formas de trabajar conseguirá que se logren los requisitos exigidos. Para ello se deberán optimizar procesos, introducir controles de calidad, mejorar los sistemas de medición y seguimiento.
- Realizar una auditoría interna
Una vez implantada la norma ISO y cumplidas las fases anteriores, se deberá realizar una auditoría interna, como paso previo a una certificación oficial, para verificar que se cumplen todos los requisitos exigidos por la norma elegida. Es como una especie de simulacro que ayudará a detectar posibles errores.
- Elegir un organismo certificador
Una vez que está todo listo, procederemos a elegir un organismo certificador externo y oficial, que evaluará nuestro sistema de gestión de calidad y emitirá —en caso de ser favorable— un certificado de cumplimiento, el cual será bien visto por nuestros clientes, proveedores o cualquier otra parte interesada, como instituciones, presa o público en general.
- Obtener la certificación
Si el auditor confirma que tu empresa cumple con todos los requisitos, recibirás el certificado ISO. Este tiene una validez usual de tres años, sujeto a auditorías de seguimiento anuales.
CheckList para implantar una norma ISO
- Identificar la norma ISO aplicable a tu empresa
- Realizar un diagnóstico inicial
- Formar un equipo de trabajo multidisciplinario
- Estudiar los requisitos y desarrollar la documentación necesaria
- Formar al personal sobre la norma
- Implementar los procesos requeridos
- Realizar una auditoría interna
- Seleccionar y coordinar con un organismo certificador
- Pasar la auditoría externa y obtener la certificación
- Realizar auditorías de mantenimiento anuales.
Software de gestión de calidad
Para asegurar que este proceso de implantación de normas ISO sea lo más rápido, sencillo y eficiente posible, las empresas recurren a la utilización de un software de gestión de calidad como Q-bo.org desarrollado por nosotros gracias a la experiencia de más de quince años asesorando a todo tipo de empresas en temas de calidad.
Ventajas del software de gestión Q-bo.org
- Porque el software de gestión de calidad Q-bo.org emplea una metodología innovadora para el análisis de la información y el control de los procesos.
- Porque las experiencias de nuestros clientes en la facilidad de la gestión, garantiza la reducción de los tiempos de implantación y mantenimiento y la optimización de la eficiencia de la mejora continua.
- Porque las Auditorías Internas y de Certificación serán mucho más fáciles de superar y con menos esfuerzo por parte de la Organización gracias a nuestro software de sistema de gestión de calidad.
