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  • Gestión del tiempo en un sistema de calidad

    Problemas de tiempo y organización en las empresas

    No es casualidad que el término «procrastinar» sea una de las acepciones de moda en los últimos años. Esto tiene que ver, y mucho, con la gestión del tiempo de las empresas y cómo lo gestionan.

    Si estamos inmersos en la implantación de un sistema de calidad, la procrastinación o la gestión eficiente del tiempo se puede convertir en un problema serio.

    Procrastinar se ha convertido casi en un arte, un estilo de vida para muchos empresarios y organizaciones. Es decir, postergar para más tarde tareas que podríamos resolver al momento.

    Esto, a largo plazo, puede crear problemas estructurales y, lo que es más grave, una sensación continua de estrés que no hará más que enrarecer el ambiente de trabajo y restar eficiencia a nuestros procesos.

    En el caso de la implantación de un sistema de calidad siempre solemos encontrar la excusa del tiempo. Lo sabemos por nuestra experiencia de más de una década asesorando a todo tipo de empresas.

    Un sistema de calidad puede frenarse por parte de los trabajadores por la idea infundada de que retrasará nuestras tareas diarias o porque su implantación puede provocar cierto rechazo en algunos estamentos: cambio de rutinas, adaptación a nuevos procesos productivos, cambios en las responsabilidades, etc.

    Nada más lejos de la realidad, si bien es cierto que la implantación de calidad requiere de un cierto esfuerzo inicial por parte de la organización. Pero, debemos pensar en este tiempo como una inversión, y no como un gasto a fondo perdido.

    En el momento en el que nuestra organización funciona de forma más eficiente, nos daremos cuenta de que tenemos más tiempo, las tareas se realizarán en el momento preciso.

    Un sistema de gestión de calidad detecta y elimina aquellas tareas que consumían gran cantidad de recursos —principalmente tiempo—: tareas repetidas, tareas innecesarias. Lo que a la postre nos conduce a un sistema interno deficiente y obsoleto.

    Por tanto, la gestión del tiempo en las empresas resulta algo fundamental.

    Siempre se ha dicho que en el mundo empresarial el tiempo es oro, un sistema de calidad nos estará ofreciendo un ahorro en costes con incidencia directa en nuestra cifra de negocio.

    Además, en la actualidad, con el desarrollo de las nuevas tecnologías existen herramientas que harán que la implantación de un sistema de gestión de la calidad sea algo mucho menos traumática.

    ¿Cómo mejorar la gestión del tiempo?

    Nuestro software de gestión Q-bo.org es una herramienta eficaz para llevar a cabo el proceso de implantación, permitiendo que la empresa obtenga un tiempo valioso que se puede invertir en cosas realmente importantes que antes no se podían realizar.

    El tiempo, desde luego, lo es todo. La falta de tiempo puede deberse a diversas causas, la mayoría, injustificadas o surgidas como consecuencia de una mala gestión o planificación.

    El tiempo de espera de nuestros proveedores puede ser uno de los principales orígenes del problema. Lógicamente, esta premisa se convertirá en un grave problema en el momento en que esos retrasos los traslademos al resto de nuestra cadena de valor, como podría ser la espera de los clientes por retrasos en la entrega de productos y servicios.

    El descontento de un cliente es muy complicado de solucionar, pues el consumidor podrá elegir para operaciones futuras a otras empresas de la competencia.

    En la actualidad hay instalada una sensación de urgencia, motivada por la globalización y el desarrollo de las nuevas tecnologías. Por lo tanto, las empresas que no sean capaces de servir sus servicios de forma flexible y con la mayor inmediatez, pueden verse perjudicadas enormemente.

    Por ello, es importante invertir trabajo y tiempo en una correcta negociación de los plazos con nuestros proveedores, lo que repercutirá en una mejor gestión de nuestro proceso productivo.

    Siempre es interesante en este contexto tener en cuenta posibles imprevistos: bajas laborales, aumento de la demanda, cambios puntuales en el mercado. Con un sistema de calidad se trabajará de forma más eficiente, por lo que, se contará con un tiempo extra o añadido que me permitirá hacer frente con plenas garantías a este tipo de imprevistos puntuales.

    Además, la implantación de normas ISO conlleva una depuración de tareas y responsabilidades. Se acabó el realizar labores repetitivas o lo que es peor: tareas innecesarias que se realizan fruto de la mala planificación y la costumbre.

    Al detectar comportamiento anómalos e innecesarios estaremos extrayendo un tiempo precioso que se podrá aplicar a otras tareas que antes no se realizaban por el argumento manido de «no tenemos tiempo para esto».

    Desde Quattro.com asesoramos a empresas de todo tipo y de cualquier tamaño para la implantación de un sistema de gestión basado en normas ISO. Q-bo.org es la solución ideal para llevar a cabo este proceso de forma sencilla, fácil y rápida.

    Superado este proceso de adaptación, los resultados serán evidentes. Consumándose un ahorro de costes y la obtención de tiempo que podrá invertirse en tareas que realmente lo necesiten. En definitiva: más tiempo, siempre el tiempo.

    Puedes contactar con nosotros sin ningún tipo de compromiso a través de nuestro correo electrónico info@q-bo.org o llamándonos al 968 23 20 36.

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