Cómo aplicar el análisis GAP en un sistema de gestión de calidad
El análisis GAP comenzó a popularizarse en los años ochenta, a través de las publicaciones de varios teóricos especializados en la organización empresarial: Michael Porter (creador de las famosas 5 Fuerzas), W. Edwards Deming (creador de la teoría de estrategia empresarial del Ciclo Deming). Hoy queremos profundizar en cómo puede aplicarse el Análisis GAP en la implantación de la ISO 9001 y los sistemas de gestión de calidad.
GAP, entendido en castellano como «hueco» o «salto», es una expresión que se usa para comparar dos situaciones: delimitando la brecha que hay entre una y otra. En el mundo empresarial y organizacional se ha empleado a menudo para establecer la diferencia que hay entre la situación actual de una empresa y la situación idónea que se quiere alcanzar en el futuro.
Si lo piensas tiene todo el sentido su aplicación en lo que se refiere a la implantación de normas ISO —como la ISO 9001— en una empresa. El análisis GAP nos puede ayudar a comparar dos situaciones: la de la empresa en la que todavía no se ha implantado la norma de calidad, con la situación de la empresa una vez implantada. Es decir, evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos normativos que marcan las normas ISO así como establecer planes de adecuación y mejora.
Fases del análisis GAP
Según lo explicado hasta ahora, precisamos de un análisis de la situación actual de nuestra empresa, para poder compararla con la situación ideal que queremos alcanzar en el futuro. Por lo que necesitaremos herramientas de análisis de la empresa y su entorno en determinados momentos del tiempo, como pueden ser los análisis DAFO o el de las mencionadas cinco fuerzas de Porter.
Las fases a la hora de aplicar el análisis GAP son las siguientes:
- Deberemos establecer que variables queremos medir. Por ejemplo, cuál es la situación de la empresa actualmente y cuál es la situación que deseamos alcanzar en lo que se refiere al cumplimiento de las especificaciones de las normas ISO.
- Establecer herramientas para identificar el estado actual de la organización respecto a esa variable.
- Delimitar el estado deseado que se pretende alcanzar respecto a la variable. En nuestro caso, basándonos en los requisitos que exige la implantación de la norma ISO 9001.
- Comparar ambas situaciones
- Extraer conclusiones y medidas a tomar
- Desarrollar un plan de acción que defina las tareas concretas que deberán llevarse a cabo para alcanzar el estado deseado.
- Establecer criterios de control y monitorización, para establecer que estamos cumpliendo los objetivos que nos hemos propuesto.
Aplicación del análisis GAP
La aplicación del análisis GAP en la aplicación de normas ISO permite una gestión proactiva por parte de la empresa, anticipándose a posibles riesgos o vulnerabilidades. Se podrán identificar posibles problemas antes incluso de que se produzcan. Por lo tanto, el GAP se encuentra en consonancia con los preceptos establecidos por la mejora continua y los sistemas de gestión de calidad.
Fruto de una experiencia de casi veinte años asesorando a las empresas en temas relacionados con la calidad, hemos desarrollado un software de gestión llamado Q-bo.org, capaz de ayudar a las empresas a que el proceso de implantación de normas ISO se realice de una forma sencilla y eficiente.
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