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  • Importancia de informatizar los sistemas de gestión

    Sistemas de gestión informatizados

    En este artículo queremos destacar la importancia de informatizar los sistemas de gestión (calidad, medioambiente, seguridad, sistemas alimentarios, etc.) en las Organizaciones.

    Es sabido que hoy en día la tecnología forma parte de nuestra vida cotidiana y se encuentra cada vez más integrada en el mundo profesional.

    Muchas Organizaciones gestionan las relaciones con sus clientes a través de un software  CRM (Customer Relationship Management ). A la par disponen de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) para controlar procesos como contabilidad, proveedores, facturación, etc. Dichas aplicaciones se encuentran plenamente integradas en las Organizaciones y, en la mayoría de los casos, resulta prácticamente imposible llevar a cabo su actividad si dejan de estar disponibles.

    Podemos concluir que para que una actividad empresarial sea eficiente, debemos de contar con sistemas informatizados que nos faciliten el trabajo, reduciendo los tiempos de determinadas tareas y eliminando duplicidades y acciones innecesarias.

    Si nos referimos a los sistemas de gestión, tradicionalmente uno de los grandes inconvenientes para su implantación y mantenimiento ha sido la excesiva documentación que éstos generan, así como el desmesurado archivo físico que sus responsables tienen que manejar y controlar.

    A esta circunstancia se añaden otros problemas, como puede ser el excesivo individualismo en el control y manejo de la información. En ocasiones el know how de la empresa es tratado por los diferentes responsables como si fuera información propia, generando importantes problemas la ausencia de dichos responsables.

    Es cierto que algunas Organizaciones suelen ser reacias a adoptar cambios tecnológicos, argumentando que “toda la vida se han hecho las cosas de esta forma”. Detrás de esa frase pueden existir gran cantidad de ineficiencias en el trabajo que no han sido debidamente detectadas y que implican costes importantes de tiempo y dinero.

    Para intentar solucionar estos y otros problemas surgen los sistemas informatizados de gestión.

    Definiremos los sistemas informatizados de gestión como un conjunto de elementos tecnológicos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio, en materia de calidad, medioambiente, seguridad alimentaria, etc.

    Respecto a las ventajas de informatizar los sitemas de gestión podemos destacar:

    • Integridad: la información se encuentra en óptimas condiciones al estar en un soporte informático seguro y diseñado especialmente para el fin establecido. Es decir, está en un medio controlado y resulta difícil que dicha información se pierda o se utilice para otros fines, ya que el propio sistema dispone de una serie de medidas preventivas (copias de seguridad, control de accesos, etc.).
    • Centralización de la información: el sistema informático será la fuente de información principal, haciendo que documentos, registros y demás información sea manejada a través suyo, lo que contribuye a evitar problemas de revisiones no controladas de los documentos o errores en la distribución de los mismos.
    • Capacidad de análisis: hay que tener en cuenta la agilidad en la generación de informes, tanto internos como externos. Al contar con información debidamente organizada se pueden tener datos analíticos o estadísticos en tiempo real (permanentemente actualizados) y de una forma inmediata, evitando pérdidas de tiempo innecesarias.
    • Claridad en los procesos: los procesos alrededor del sistema de información se tornarán más claros siguiendo unas reglas ágiles y perfectamente identificadas.
    • Innovación y desarrollo: normalmente los sistemas de gestión informatizados están sujetos a la mejora continua a través de los mantenimientos programados de las empresas desarrolladoras de software, en forma de actualizaciones y nuevas versiones, principalmente contando con la aportación de sus propios clientes.

    Teniendo en cuenta los factores culturales mencionados al inicio de este artículo y considerando que la informatización de los sistemas de gestión ayudará a reducir costes de tiempo y dinero a la Organización, su implantación debe ser un objetivo primordial para cualquier empresa.

    Cabe mencionar además el cambio en el  modelo de consultoría que los sistemas informáticos de gestión están generando, no sólo en implantación y auditorías sino también en certificación.

    La norma UNE 19011 contempla desde hace varios años la posibilidad de realizar auditorías de certificación de forma on-line.

    La figura del consultor tecnológico es cada vez más relevante debido a la posibilidad de realizar conexiones en remoto con las diferentes empresas que disponen del software, lo que reduce tiempos y gastos de desplazamiento que repercutirán positivamente en los clientes.

    Por todo ello, desde Quattrotm.com recomendamos nuestro software de gestión empresarial q-bo.org.

    Una herramienta eficaz disponible para cualquier tipo de Organización, en continuo desarrollo para adaptarse a cualquier novedad o cambios en los sectores empresariales y legislativos, y con más de 12 años de experiencia en implantaciones de sistemas.

    Indispensable para poder implantar las normas ISO y ofrecer una solución real e integral a las empresas.

    En definitiva q-bo.org es el software indicado para la mejora de la eficiencia de cualquier sistema de gestión.

    ¿Por qué utilizar q-bo.org?

    Porque el software de control de calidad Q-bo emplea una metodología innovadora para el análisis de la información y el control de los procesos.

    Porque las experiencias de nuestros clientes en la facilidad de la gestión, garantiza la reducción de los tiempos de implantación y mantenimiento y la optimización de la eficiencia de la mejora continua.

    Porque las Auditorías Internas y de Certificación serán mucho más fáciles de superar y con menos esfuerzo por parte de la Organización gracias a nuestro software de sistema de gestión de calidad.

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