Importancia de los procesos de apoyo en un sistema de gestión
Las empresas que otorgan importancia a la calidad, a la mejora continua y a la implantación de un sistema de gestión, siempre les preocupa establecer y definir los procesos primarios. Pero, hoy queremos también mencionar y poner en valor los conocidos como Procesos de apoyo en calidad. ¿Qué son los procesos de apoyo?
Así pues, los procesos primarios son aquellas actividades y tareas que tienen una incidencia directa en el producto o servicio que se ofrece.
Por ejemplo, en este grupo tendríamos todos los procesos relacionados con la fabricación, diseño de producto, comercialización y, últimamente, también el servicio post venta, el cual con el paso del tiempo ha ganado mucha importancia, por aquello de que es tan importante el producto que se vende como el servicio posterior que se ofrece a los clientes, asegurando de esta forma la máxima satisfacción y fidelización.
En cambio, los Procesos de apoyo son, como podemos imaginar, aquellas tareas que, aunque no tienen una incidencia directa en el producto o servicio, sí que poseen cierta relevancia y ayudan a que el proceso productivo se desarrolle de una forma eficiente.
Cada vez más, las empresas otorgan mayor importancia a este tipo de procesos. No solo importa el producto, sino todo aquello que rodea al producto y ayuda a que la satisfacción del cliente sea mayor.
Garantizar la eficiencia resulta fundamental para cualquier empresa que tiene una clara vocación por la mejora continua, la eficiencia y la satisfacción total.
Los principios de apoyo en calidad (o de soporte según algunos autores) resultan, por lo tanto, fundamentales para garantizar la eficiencia. Podríamos citar algunos: las actividades logísticas, la implementación de las tecnologías de la información, la capacitación de otros agentes como proveedores de materias primas, etc.
De hecho, la norma ISO 9001:2015 ya habla en su epígrafe 7 de elementos de apoyo que permiten mejorar la estructura de nuestro negocio.
Básicamente, podríamos hablar de la importancia de los Principios de apoyo desde cuatro ámbitos de actuación:
- Gestión de recursos y proveedores
Integrar a los proveedores como parte de nuestro proceso productivo resulta, hoy en día, fundamental. Si la elaboración de nuestro producto (o servicio) es algo básico en cualquier sector de actividad, también lo será el tipo de materias primas, recursos y proveedores que empleemos para conseguir dicho producto.
Los proveedores son una de las partes interesadas que más preocupan a las empresas, por lo que se busca conseguir también su máxima eficiencia, desarrollando planes de capacitación para ellos.
- Gestión de recursos
Las empresas deben prestar especial atención en la gestión de sus recursos: materiales y humanos. Especialmente, ahora que existe una mayor preocupación por la salud y bienestar de los trabajadores y por la gestión de los recursos y materias primas que se emplean en el proceso productivo (políticas de medio ambiente responsables).
- Infraestructura
Este principio incide en la importancia de desarrollar una correcta gestión y mantenimiento de las infraestructuras: medidas de control del estado de las infraestructuras, resolución eficiente de averías, mantenimiento de infraestructuras digitales (página web, canales de comunicación, plataformas digitales, intranet…)
- Comunicación y gestión documental
El desarrollo de la informática ha conseguido grandes avances en los canales de comunicación y en la generación de documentos. Este proceso revisa la documentación duplicada o innecesaria; también busca establecer canales de comunicación rápidos y eficientes.
Software de gestión de calidad
Un software de gestión de calidad permite a las empresas incidir en aquellos principios que más le preocupan y que requieren de mayor atención. Nuestro software de gestión Q-bo.org permite realizar una instalación personalizada de los módulos que realmente se necesitan.
Un software de gestión para implantar normas ISO ofrece muchas ventajas para cualquier tipo de empresa, con independencia de su sector de actividad:
- Ahorro de tiempo y costes en implantación y mantenimiento del sistema
- Reducción de plazos para la obtención de la certificación
- Análisis y control de los procesos del sistema
- Realización sencilla de registros de calidad
- Implantación rápida y fácil del ciclo de mejora continua
- Simplificación documental
- Planificación de tareas periódicas y comunicación mediante correo electrónico
- Gestión de riesgos de la organización
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