¿Qué son los procedimientos en las normas ISO?
Siempre existe cierta controversia a la hora de hablar de los procedimientos de las normas ISO. ¿Existen procedimientos obligatorios en la ISO 9001? Es una pregunta interesante que vamos a resolver a través de este artículo.
En la versión anterior de la ISO 9001 —la que se publicó en 2008— se hablaba de una serie de procedimientos obligatorios para todas las empresas, con independencia de su actividad o sector.
Con las nuevas normas ISO de alto nivel, se trata de acercar las normas ISO a la realidad empresarial de cada organización. Esto es, se deja a las empresas que sean ellas las que elijan el tipo de procedimiento que será mejor para garantizar la ejecución de la norma.
Lo que se pretende, por tanto, es asegurar lo que se conoce como la conformidad de la norma. Con la consideración de que, en las nuevas versiones, estas conformidades se pueden obtener a través de distintas vías o procedimientos.
Según la ISO 9001:2015, un procedimiento es: un modo específico de llevar a cabo una actividad o proceso. Es decir, cuando un proceso cuenta con unos pasos establecidos y ordenados para obtener un resultado, se llama procedimiento.
Esto nos lleva a una conclusión importante. Desde 2015 los procedimientos ya no son una materia obligatoria. Aunque en cierto modo facilitan el trabajo a la hora de implantar la norma, tanto por parte de la empresa como del auditor.
En las versiones anteriores, se hablaba de una serie de procedimientos documentados, que como decimos eran obligatorios. En concreto había 6 procedimientos obligatorios.
- Control de documentos.
- Control de registros.
- Auditoría interna.
- Control de productos no conformes.
- Acción correctiva.
- Acción preventiva.
Ahora, la responsabilidad de documentar cualquier procedimiento recae sobre la propia empresa y de su particular idiosincrasia.
De lo anterior, deducimos que los procesos sí que deben ser conocidos y puestos en marcha por las empresas, como herramienta para saber aplicar las diversas tareas en las que se basa todo proceso de implantación de un sistema de gestión de calidad.
La lógica de este cambio responde a la realidad de las empresas, a las cuales se le presupone que ya cuentan con procedimientos establecidos para solventar la problemática de su actividad diaria.
Además, se acaba con la falacia de que cuánta más documentación generen y guarden las empresas, mejor. Esto, ha quedado completamente desmentido con las nuevas actualizaciones de las normas ISO.
Si bien es cierto que la norma ISO 9001 en sus diferentes apartados especifica que la organización debe “mantener” (Se entiende que mantener mediante un documento), información documentada de los siguientes aspectos.
- Del alcance del sistema de gestión.
- De información para apoyar la operación de sus procesos.
- De la Política de calidad.
- De los Objetivos de Calidad.
- De las Evidencias de que procesos se han llevado a cabo según lo planificado y demuestre la conformidad de los productos y servicios con sus requisitos.
- De las características de los productos a producir, los servicios a prestar, o las actividades a desempeñar y sobre los resultados a alcanzar.
Así esta norma limita la realización de documentación obligatoria, en cuanto a documentos, y requiere evidencias objetivas de cumplimiento cuando habla de “conservar” información documentada lo que en las anteriores normas se denominaban registros como:
- Información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.
- El seguimiento y medición idóneos para su propósito.
- La base utilizada para la calibración o verificación
- Las evidencias de las competencias
- Las evidencias de que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado y demuestre la conformidad de los productos y servicios con sus requisitos.
- Los resultado de la revisión y cualquier requisito nuevo para los productos y servicios
- Sobre el diseño: entradas, controles, salidas y cambios del diseño y desarrollo
- Los criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y la reevaluación de proveedores externos
- La que permita la trazabilidad de las salidas (cuando sea un requisito).
- La información sobre lo ocurrido cuando la propiedad de un cliente o de un proveedor externo se pierde, deterioro o se considera inadecuada para su uso.
- Los resultado de la revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y cualquier acción necesaria que surja de la revisión.
- Las Evidencias de la conformidad con los criterios de aceptación y trazabilidad a las personas que autorizan la liberación del producto/servicio.
- Las descripciones de la No conformidad, acciones tomadas, concesiones obtenidas e identificación de la autoridad que decide la acción respecto a la no conformidad.
- Los resultado del seguimiento, medición, análisis y evaluación
- Los programa de auditoría y resultados de las auditorías
- Resultados de la revisiones por dirección.
- La naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente y los resultados de cualquier acción correctiva.
Así pues, si la empresa conoce bien sus procesos, podrá documentarlos a la hora de implantar el Sistema de Calidad de la forma que considere más oportuna: de forma escrita, digital, en la nube, gráfica, audiovisual, etc.
Por ello, los softwares de gestión de calidad son una herramienta muy útil y demandada a la hora de implantar planes de calidad.
En nuestra empresa, Quattro, hemos desarrollado Q-bo-org, un software que responde a las necesidades reales de las empresas, de lo cual hemos ido aprendiendo a través de los más de 10 años de experiencia asesorando a todo tipo de empresas en temas de calidad.
Controlar y distribuir la documentación interna y externa de la Organización
- Creación y mantenimiento de los documentos del sistema de calidad con asignación a procesos y designación de responsables
- Envío por correo de: los informes de módulo por puestos/perfiles, el documento seleccionado, y el documento en revisión/aprobación una vez generado (modo automático)
- Consultar los registros enviados por correo
- Control automático del ciclo de vida del documento
- Inclusión de anexos a documentos
- Generación automática de nuevas versiones de documentos a partir de los ya existentes
- Vinculación de registros relacionados con cada documento
- Acceso restringido por usuario en función del proceso
- Filtrado de documentos y agrupación por proceso y área
- Distribución de documentos y puntos de control mediante generación automática de intranet
- Control de permisos de acceso a los documentos en la intranet
Si quieres más información sobre todos los beneficios que tiene un software de gestión de calidad a la hora de implantar un sistema de calidad, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
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