Gestión del tiempo, redundancias y sistemas de gestión de calidad
Una de las principales excusas que ponen las empresas a la hora de implantar un sistema de calidad es la de falta de tiempo. Excusa recurrente en otros aspectos de la vida. Tiempo: eso es lo que parece faltarle a una sociedad acostumbrada a la inmediatez y a las urgencias.
Queremos las cosas ya, pero las organizaciones y sus trabajadores procrastinan continuamente todo tipo de tareas o decisiones estratégicas.
Procrastinar es una de las palabras de moda en el mundo empresarial. Este término hace referencia a postergar en el futuro cualquier tarea que se nos encarga.
Cuando con nuestros clientes trabajamos de forma conjunta y realizamos la instalación de nuestro software de gestión Q-bo.org, la respuesta siempre es la misma: «Ha sido más rápido de lo que creíamos».
El tiempo para cualquier empresa es algo muy valioso, se traduce directamente en dinero a través del ahorro de costes. De ahí que la gestión del tiempo se haya convertido en algo crucial en nuestros días.
El tiempo es una de las variables más exigidas por nuestros clientes. De igual modo, nosotros exigimos a nuestros proveedores que sirvan los encargos de la forma más rápida posible. El problema surge cuando las empresas inciden en problemas graves relacionados con esta variable.
Muchos clientes siempre piensan que la implantación de un sistema de calidad es algo tedioso y que conllevará mucho tiempo. En definitiva, los miedos infundados al cambio se traducen en excusas y postergaciones que lo único que retrasan es el aprovechamiento de ventajas competitivas en entornos cada vez más cambiantes.
Como ya explicamos la semana pasada, la implantación de un software de calidad es un proceso rápido gracias a nuestro sistema llave en mano (puedes leer el post completo haciendo clic sobre el enlace). Un servicio que hemos diseñado gracias al análisis de las necesidades reales de todo tipo de empresas con independencia de su tamaño o actividad, el cual hemos realizado durante más de diez años trabajando en temas de calidad.
Desde Quattro.com realizamos un análisis previo de la situación de cada empresa porque uno de los objetivos es el de identificar tareas innecesarias, duplicidades, sistemas de comunicación ineficientes o redundancias.
Una correcta gestión del tiempo se realiza gracias a la instalación de un software de gestión como Q-bo.org que permite implantar un sistema de calidad basado en normas ISO de forma rápida y eficiente.
Pero, ¿por qué las empresas no saben gestionar su tiempo? Las redundancias, como decíamos antes, suponen un mal endémico para la gran parte de organizaciones que resultan ineficaces.
El primer motivo de la existencia de estas redundancias es debido a la presencia de tareas innecesarias o duplicadas, las cuales se mantienen en el día a día por miedo al cambio, o por miedo a dejar de hacer las cosas de la forma en la que se estaban realizando hasta ahora.
En un análisis previo, es fundamental identificar estas tareas repetidas o redundantes y eliminarlas.
La gestión del tiempo, por supuesto, también puede estar debida a la ineficacia e inoperancia de algunos trabajadores. La falta de formación e información es otro problema que afecta a gran cantidad de empleados. Muchas personas no saben realizar su trabajo o quizás no han sido informados debidamente de cómo llevar a cabo una determinada tarea.
Este tipo de defectos es necesario identificarlos y ponerles remedio. En el peor de los casos podría derivar en algún despido, degradación hacia un puesto inferior o, a veces, solamente en la implementación de cursos intensivos de formación para mejorar el desempeño de una determinada tarea.
Del mismo modo, las nuevas tecnologías permiten introducir un alto grado de eficiencia en los procesos, sobre todo en aquellos lugares en los cuales el ser humano no puede llegar.
Un software de gestión es la respuesta para conseguir la implantación de normas ISO de forma rápida y eficaz. Además, no se requieren conocimientos específicos sobre calidad, por lo que se puede delegar el trabajo en trabajadores que ya formen parte de la organización.
Este tipo de software acaba con duplicidades, detectan irregularidades y fallos del proceso de producción, desarrollando una gestión documental eficiente que termina, entre otras cosas, con los informes en papel y con las consiguientes pérdidas de tiempo, dinero o espacio.
Se deben cambiar rutinas instaladas en muchas empresas: el típico caso de informes que tienen que pasar por varias manos y departamentos cuando en realidad es una sola persona la que tomará la decisión. Otro ejemplo: el de la redacción de documentos en papel o la redacción de varias versiones de un mismo documento para hacerlo llegar a personas que no tienen potestad para tomar decisiones.
En definitiva, la utilización de un software de gestión acaba con las reticencias a implantar un sistema de calidad. La excusas de falta de tiempo o el cambio introducido en algunas rutinas y tareas ya no será algo traumático para los trabajadores. En realidad, se está apostando por un cambio hacia la eficiencia lo que reducirá costes innecesarios, mejorará la valoración de mis clientes y otros agentes e incrementará la cifra de beneficios.
Si quieres más información sobre las ventajas que un software de gestión como Q-bo.org puede ofrecer a tu empresa, no dudes en conctactarnos a nuestro teléfono 968 23 20 36 o escribiendo un email a info@q-bo.org
