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  • Gestión documental digital y normas ISO

    La nueva gestión documental en las empresas

    La nueva gestión documental es un tema importante y lo será más en el futuro. Que el desarrollo digital es un hecho incuestionable, es algo que hoy en día ya no sorprende a nadie. Las nuevas generaciones son denominadas como “nativos digitales” porque han nacido en un contexto en el que lo analógico, solo tiene una presencia residual en algunos aspectos.

    Esta nueva era digital ha traído cambios importantes en todos los ámbitos, y es algo que seguirá creciendo, pues cada día se obtienen más aplicaciones para la vida real que tienen que ver con las nuevas tecnologías digitales.

    En el ámbito de la calidad y las normas ISO, también cobra vital importancia y desde luego no es algo ajeno. Modernos y potentes softwares de gestión como Q-bo.org consiguen ayudar a las empresas a implantar sus sistemas de calidad, en menos tiempo y de forma más sencilla.

    Los obsoletos métodos y tareas que se desarrollaban a la hora de realizar la implantación, han dejado de ser tediosos y engorrosos para convertirse en tareas mucho más fáciles de gestionar.

    El software de gestión de calidad Q-bo.org permite a las empresas:

    • Ahorrar tiempo y costes en implantación y mantenimiento del sistema
    • Reducir los plazos para la obtención de la certificación
    • Realizar un exhaustivo análisis y control de los procesos del sistema
    • Realizar de forma sencilla los registros derivados de la calidad
    • Implantar de forma mucho más rápida y fácil el ciclo de mejora continua
    • Gestión de riesgos de la organización
    • Gestión de oportunidades

    Pero posiblemente, el aspecto más evidente en el que el progreso tecnológico es más importante, es en lo referido a la simplificación documental y la comunicación mediante correos electrónicos, notificaciones o avisos. Lo que permite también que se puedan programar tareas periódicas y realizar una planificación más exhaustiva.

    Con la digitalización, la gran cantidad de papeles físicos que las empresas se pueden ahorrar, conlleva importantes cambios estructurales que se refieren a menores necesidades de espacio, mejor organización de la documentación, acceso más rápido y sencillo a los documentos, reducción de pérdidas de documentos, etc.

    Con todo esto, el proceso de toma de decisiones es mucho más eficiente y sencillo, de modo que todo se puede filtrar o comparar a través de la generación de informes o gráficos.

    La gestión documental digitalizada permite controlar y distribuir la documentación de la empresa tanto en un ámbito interno como externo de la Organización.

    Ventajas de la gestión documental digital

    • Creación y mantenimiento de los documentos del sistema de calidad con asignación a procesos y designación de responsables
    • Envío por correo de: los informes de módulo por puestos/perfiles, el documento seleccionado, y el documento en revisión/aprobación una vez generado (modo automático)
    • Consultar los registros enviados por correo
    • Control automático del ciclo de vida del documento
    • Inclusión de anexos a documentos
    • Generación automática de nuevas versiones de documentos a partir de los ya existentes
    • Vinculación de registros relacionados con cada documento
    • Acceso restringido por usuario en función del proceso
    • Filtrado de documentos y agrupación por proceso y área
    • Distribución de documentos y puntos de control mediante generación automática de intranet
    • Control de permisos de acceso a los documentos en la intranet

    En definitiva, la utilización de un software de gestión de calidad es un paso lógico en esta nueva era digital, ya que supone un importante ahorro para las empresas en términos de tiempo y dinero.

    Si quieres pedir información sin compromiso sobre nuestro software de gestión Q-bo.org puedes hacerlo a través de nuestro email info@q-bo.org o el teléfono 968 23 20 36.

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