No conformidades en la ISO 9001:2015
La renovación de la ISO 9001:2015 ha traído consigo nuevos retos empresariales para las organizaciones. Muchos lectores y clientes nos preguntan acerca de cómo solucionar las no conformidades a la hora de implantar un sistema de gestión de calidad.
Antes que nada, aclarar que una no conformidad no es más que un fallo o defecto que afecta a nuestro producto/servicio, y por lo tanto incide directamente sobre nuestro proceso productivo/prestación de servicio y en última instancia sobre el cliente final.
Las no conformidades suelen estar relacionadas con la insatisfacción del cliente pero también puede detectarse por falta de documentación a la hora de implantar la norma, errores cometidos por los trabajadores, falta de participación de todos los departamentos implicados, medición errónea de algún error anterior, etc.
En definitiva las no conformidades vienen dadas o bien por los clientes, o por aspectos legales relacionados con la norma ISO, o por fallos de nuestro propio sistema de gestión de calidad.
Ante una no conformidad, el primer consejo para la empresa es que debe registrar y almacenar todos los documentos que registran esa no conformidad. Del mismo modo que deberá conservar la documentación de las medidas aplicadas para corregirla y los resultados posteriores obtenidos.
Para la corrección de la no conformidad, recomendamos seguir estas pautas:
- A veces no es fácil identificar la propia no conformidad. Por lo que necesitaremos un equipo cualificado que pueda detectar la incidencia y sobre todo el motivo de dicha incidencia. Para ello lo ideal sería contar con un equipo multidisciplinar, para que se puedan tener en cuenta distintos puntos de vista.
- Por ello, deberemos trabajar con la mayor información posible, para no olvidar ninguna variable, por lo que la labor de recabar información de forma exhaustiva debe ser primordial.
- Debemos analizar las causas, aspecto de máxima importancia ya que nos ayudará ver dónde está el error, si es necesario empleando técnicas para identificar la causa raíz como la de los Cinco Porqués, que es básicamente preguntarse al menos cinco veces el “por qué” de la no conformidad para definir el verdadero problema y tomar decisiones más adecuadas.
- Lógicamente, se tendrá que evaluar la idoneidad de distintas acciones pensadas para solucionar el problema.
- Deberemos aprovechar esta no conformidad para aprender de nosotros mismos, para mejorar nuestro proceso productivo y adquirir la experiencia para que este tipo de errores no vuelvan a surgir en el futuro. Y si en necesario, documentar una acción correctiva que incida sobre la causa que motivó dicha no conformidad.
- Pese a todo, aunque logremos solucionar la no conformidad, deberemos evaluar si es necesario un replanteamiento de nuestro sistema de gestión de calidad, o si se debe realizar algún cambio por profundo que sea. O incluso plantearse o revisar el sistema de gestión de Riesgos de la Organización.
En todo el proceso de implantación de un sistema de gestión de calidad, contar con un software de gestión como Q-bo.org que nos ayude en la gestión y en el proceso documental o de información, es una ventaja primordial, ya que podremos realizar la implantación de una forma menos traumática para los empleados, reduciendo el tiempo de implantación y gestionando el proceso de forma más sencilla.
