Etapas normas ISO
En este artículo queremos desarrollar una guía fácil y sencilla con los pasos básicos que se deben seguir a la hora de implantar una norma ISO. Una aproximación general al proceso de adaptación y desarrollo de un plan de gestión de calidad basado en normas ISO.
¿Cómo implantar una norma ISO? Es la pregunta que todos nos hacemos a la hora de afrontar un desafío tan ilusionante.
El proceso variará en complejidad y plazos dependiendo del tipo de norma que se tenga que implantar, el tamaño de la empresa, el sector, el conocimiento, la experiencia previa, y la predisposición de los trabajadores y otras muchas variables.
Antes que nada, nos gustaría aclarar que en estos procesos resulta fundamental contar con una herramienta para facilitar el trabajo, no solo de implantación inicial, sino también de la consiguiente certificación e implementación posterior con el paso del tiempo.
Las nuevas tecnologías han permitido que se desarrollen aplicaciones que ayuden a que el proceso se realice de la forma menos traumática, facilitando que todo se consiga con sencillez, eficacia y, lo que es más importante, rapidez.
En Quattro nuestro equipo ha asesorado a empresas de todo tipo de sectores en la implantación de normas ISO, por ello, fruto de nuestra experiencia, hemos desarrollado un software de gestión denominado Q-bo.org el cual ayuda a las empresas en la implantación y mejora de la eficacia de los sistemas de gestión basados en Normas ISO.
Razones para usar un software de gestión
- Porque el software de gestión de calidad Q-bo.org emplea una metodología innovadora para el análisis de la información y el control de los procesos.
- Porque las experiencias de nuestros clientes en la facilidad de la gestión, garantiza la reducción de los tiempos de implantación y mantenimiento y la optimización de la eficiencia de la mejora continua.
- Porque las Auditorías Internas y de Certificación serán mucho más fáciles de superar y con menos esfuerzo por parte de la Organización gracias a nuestro software de sistema de gestión de calidad.
Cómo implantar una norma ISO
Análisis previo
La primera fase debe ser la de la realizar un diagnóstico inicial de la situación de la organización y los factores del entorno que puedan afectar a su funcionamiento.
Resulta fundamental conocer cómo se realizan y desarrollan los procesos de la empresa para poder detectar posibles errores, duplicidades y márgenes de mejora.
Esta labor podría realizarla la propia empresa: nadie conoce mejor la estructura interna de una organización que los directivos y trabajadores que realizan el trabajo diario.
No obstante, resulta recomendable contar con empresas externas que ayuden a asesorar y ofrecer perspectivas externas a determinadas problemáticas que pueden ser difícilmente detectables desde la rutina del día a día. Así como el conocimiento de los requisitos específicos de las Normas a implantar.
Redacción documental
Una correcta documentación es de gran importancia a la hora de plasmar la situación real de la empresa, así como sus posibles necesidades. La documentación, o información documentada, deberá reflejar todas las tareas y actividades que se desarrollan en el seno de la organización, así como los requisitos de calidad que se deben cumplir, en función del tipo de norma ISO que se quiera implantar: calidad, seguridad, medio ambiente, energía, etc.
Implantación
La implantación se realizará de forma conjunta ente los responsables del Sistema, y el compromiso firme de todos los trabajadores y estamentos involucrados en el proceso de implantación.
La utilización y contratación de un software de calidad es fundamental en esta fase del proceso de implantación para garantizar que el proceso resulta eficiente en términos de tiempo y dinero.
Un software como Q-bo.org permitirá reducir los costes derivados de la implantación y mejorar la cifra de resultados en el futuro.
Formación
Una vez la implantación se ha desarrollado, se deberán identificar las necesidades formativas para los trabajadores de cara a garantizar que se cumplen las exigencias del proceso de certificación posterior.
En Quattro, además de realizar una instalación personalizada en función de las necesidades reales de cada empresa, realizamos una formación de los trabajadores para que conozcan de primera mano cómo un software de calidad puede ayudarlos en el proceso.
Auditoría Interna
Para garantizar el compromiso y la objetividad de las medidas a aplicar, la auditoría interna —previa a la certificación— donde se demostrará con evidencias objetivas, si la organización está preparada para la auditoria de certificación.
Certificación
Finalmente, una vez cumplidas todas las fases previas se podrá proceder al proceso de certificación oficial, realizado por aquellas empresas oficiales y reconocidas por las normas ISO en cada país.
Control y seguimiento
La utilización de un software de gestión permite realizar un control continuo del proceso de implantación de la norma ISO así como medir la evolución del sistema de gestión de calidad.
Ventajas de usar un software de gestión en el proceso de calidad
Ahorro de tiempos y costes:
Tanto en la implantación como en el mantenimiento del sistema Q-bo, un software basado en la normativa ISO 9001 2015 – 22000, de medio ambiente 14001 y ISO 45001.
Simplificación documental, distribución eficaz:
Centralizando además el control de los documentos internos y externos de la empresa, estableciendo una metodología de distribución de la documentación vía web por usuario, asegurando «cero papeles».
Análisis y control de los procesos del sistema:
Permitiendo obtener informes de control de los diferentes módulos. De esta forma la Dirección tendrá un control absoluto de la eficacia del sistema de gestión.
Planificación de las diferentes tareas periódicas y comunicación de las mismas mediante correo electrónico:
Permitiendo enviar a los responsables las tareas planificadas del sistema, así como los diferentes informes que elabora el programa, de una manera sencilla, rápida y eficaz.
Delegación del sistema y participación
Al ser una herramienta de fácil utilización, no requiere conocimientos especializados de calidad, siendo fácil delegar en una o varias personas.
El sistema de implantación de Q-bo, el software completo de gestión de calidad basado en la normativa ISO 9001 2015, 22000, de medio ambiente 14001 y ISO 45001., te ayudará a ahorrar tiempo y costes. ¡Descúbrelo!
Pide información sin compromiso en el 968 23 20 36 o en el correo info@q-bo.org