Sistema de gestión de calidad ejemplo

redactar no conformidades

Sistema de gestión de calidad ejemplo

Ejemplo de cómo implantar un sistema de gestión de calidad

Como ya hemos mencionado en multitud de artículos anteriores, nuestra empresa de consultores suma ya más de quince años de experiencia en implantación de Sistemas de Calidad en sectores tan diferentes como: madera, metal, alimentación o servicios. Esta calificación se complementa con la formación y experiencia como auditores de certificación.

Este aspecto es algo que puede ser desconocido para muchas empresas, por eso queremos hablar hoy de un ejemplo de sistema de gestión de calidad.

Los empresarios sí que saben que la implantación de calidad en las empresas es la única vía para mantener su posición en el mercado, especialmente en un entorno tan cambiante como el que tenemos en la actualidad.

La implantación de este sistema, otorga a la empresa una ventaja competitiva clara frente a otras empresas de su sector.

Resulta evidente que se obtendrá un beneficio debido a la reducción de costes innecesarios (medidos en términos de tiempo y dinero) y un aumento de los ingresos, ya que los clientes depositarán una mayor confianza que, lógicamente, se traducirá en mayores ventas.

En nuestro ejemplo de implantación de un sistema de calidad contamos con la ayuda del software de gestión de calidad Q-bo.org. Un software que ayudará a cualquier tipo de empresa a que el proceso se realice de forma rápida y cómoda.

Además, Q-bo.org se adapta a las necesidades reales de cada empresa, gracias a su método de módulos personalizables. De este modo, solo se instalarán aquellos módulos que la empresa realmente necesite.

Diagnóstico previo

La primera parte de un de la implantación de la calidad en una Organización, debe pasar por un diagnóstico previo.

Este no debe ser una mera relación de requisitos a cumplir, sino más bien una herramienta de conocimiento del estado de la Organización con respecto a los requisitos de la norma, el grado de cumplimiento de los requisitos legales que afectan al producto/servicio y el cumplimiento con los requisitos de los clientes.

Factores que influyen en la Organización

Después se tendrá que realizar un análisis de los factores externos e internos que afectan a la Organización. Las cuestiones internas y externas son aquellas que afectan a la capacidad de la Organización para lograr los resultados previstos en el sistema de Calidad.

La finalidad del análisis del contexto es conocer las cuestiones relevantes para la organización que puedan afectar de manera positiva o negativa, de tal manera que nos ayudará a comprender el entorno en el que opera la organización y servirá para determinar el alcance, identificar los riesgos y oportunidades, desarrollar y mejorar la política, establecer los objetivos y determinar la eficiencia en el cumplimiento de los requisitos legales y otros.

En este momento, resulta de vital importancia identificar cuáles son las partes interesadas de las que ya hemos hablado en otros artículos. Puedes saber más sobre el tema haciendo clic en: partes interesadas según la ISO 9001:2015.

Riesgos, oportunidades y alcance

Otra novedad de laISO 9001:2015 es la determinación de los riesgos y oportunidades de la organización. El propósito de esto, es que el sistema de gestión actúe como herramienta preventiva.

Se debe de realizar un análisis de riesgos por procesos y determinar cuáles son riesgos significativos.

El alcance del sistema de gestión es todo lo que engloba nuestra organización y donde debe poner los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión y para ello hay que considerar las cuestiones externas e internas, los requisitos de partes interesadas y los productos o servicios.

En todas las Organizaciones existe una jerarquía de responsabilidades, un Gerente, un Responsable de Calidad, un Responsable de Producción del que dependen una serie de operarios, etc. De esta forma, la implantación resultará mucho más sencilla.

De nada sirve lo anterior, si la empresa en cuestión no tiene clara cuál es su política de calidad.

La Política de Calidad es un compromiso de la Dirección hacia la mejora continua y el documento donde la Organización establece sus objetivos generales y de empresa.

Asimismo, será una especie de presentación de la Organización y donde la alta dirección asume la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión de calidad.

Procesos de la Organización y documentación

Del mismo modo, es conveniente perfilar lo que se conoce como un mapa completo de los procesos que se llevan a cabo en la Organización.

Todos los procesos y fases de la implantación deben quedar perfectamente documentados.

Los sistemas documentales, su extensión y complejidad dependerán de las características de cada Organización.

Nuestra experiencia nos aconseja que cuanto más simples y funcionales sean los procedimientos, protocolos o instrucciones, mayor implementación tendrán.

En este caso, contar con un software de gestión permitirá que el proceso de documentación se realice de forma mucho más sencilla y eficaz. Llevando un control riguroso que evite las temidas duplicidades o generación de documentos innecesarios que provocan pérdidas de tiempo o falta de espacio físico en las instalaciones.

Las no conformidades

Una vez implantado el sistema de calidad se deberá atender a las denominadas como no conformidades.

La detección de no conformidades, su identificación, solución y gestión es uno de los requisitos de la Norma que, bien realizado, aporta más beneficios a la Organización.

Sin embargo, muchas de las Organizaciones con sistemas de calidad implantados, no lo hacen o lo llevan a cabo inadecuadamente.

Por eso es muy importante documentar bien el procedimiento. En nuestro caso, para facilitar la labor de identificación, llamaremos incidencias a las no conformidades o incumplimiento de requisitos.

A su vez a las acciones correctivas y las acciones pata minimizar riesgos u oportunidades, las llamaremos acciones de mejora.

Proveedores en el sistema de gestión de calidad

Del mismo modo, el software de gestión Q.bo.org nos ayudará a desarrollar una posterior evaluación de los proveedores.

Las relaciones que mantienen las Organizaciones con los proveedores es un proceso de gran importancia para las empresas. De una u otra forma todas seleccionan y evalúan a sus suministradores.

El software plantea una metodología basada en la definición de unos criterios por los que se va a evaluar al proveedor, por ejemplo: precio, calidad del producto, forma de pago, embalaje e identificación del material, plazos de entrega, etc.

Objetivos y seguimiento de las acciones

Como ya hemos comentado en este blog, la responsabilidad de establecer los objetivos de calidad recae en la Alta Dirección de la empresa. Será ella la encargada también de transmitir estos objetivos al resto de los miembros de la Organización, lo que a su vez demuestra la predisposición a la mejora continua.

Las normas ISO especifican que no sólo se debe realizar un seguimiento y medición de los productos, sino que también se debe realizar un seguimiento y, cuando sea aplicable, la medición de los procesos del sistema de Gestión de la Calidad.

Para esta medición se suelen utilizar sistemas de indicadores. En el módulo de indicadores de Q-bo.org se elaboran unas Fichas de Indicadores, donde se especifica el indicador a controlar y donde se alimenta el indicador, pudiendo generar gráficas para su control.

Todos los apartados anteriores se pueden dar de alta como documentos del Sistema de Calidad. Así, una vez distribuida la documentación mediante el software a través de la intranet, las personas implicadas podrán tener acceso a dicha documentación.

Ventajas de un software de gestión de calidad

En resumen, con este ejemplo de un sistema de calidad se pone de manifiesto cuáles son las ventajas de realizar la implantación mediante un software como Q-bo.org.

  • Ahorro de tiempo y costes en implantación y mantenimiento del sistema
  • Reducción de plazos para la obtención de las certificaciones
  • Análisis y control de los procesos del sistema
  • Realización sencilla de registros de calidad
  • Implantación rápida y fácil del ciclo de mejora continua
  • Simplificación documental
  • Planificación de tareas periódicas y comunicación mediante correo electrónico
  • Gestión de riesgos de la Organización

Q-bo.org emplea una metodología innovadora para el análisis de la información y el control de los procesos.

Nuestra experiencia con nuestros clientes facilita y garantiza la reducción de los tiempos de implantación, mantenimiento y la optimización de la eficiencia de la mejora continua.

De este modo, las Auditorías Internas y de Certificación serán mucho más fáciles de superar y con menos esfuerzo por parte de la Organización gracias a nuestro software de sistema de gestión de calidad.

Además, los módulos que posee el software de gestión son personalizables, por lo que Q-bo.org se adapta a las necesidades reales de cada empresa.

Ofrece un paquete de informes de calidad que permite facilitar la toma de decisiones estratégicas, entre los que destacan:

  • Informe de revisión por la dirección en un clic
  • Resumen de objetivos
  • Resumen de indicadores
  • Ficha de indicador
  • Plan de mantenimiento
  • Plan de formación
  • Informe de satisfacción de clientes
  • Listado de incidencias
  • Plan de calibración
  • Revisión por la Dirección

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