Actualización y revisión de un sistema de gestión de calidad
Desde este blog sobre calidad y normas ISO hemos hablado en muchas ocasiones de la importancia de implantar un sistema de gestión de calidad en cualquier tipo de empresa. Pero, una vez que hemos interiorizado esta necesidad en nuestro modelo de negocio, debemos tener clara la importancia de mantener actualizado el sistema de gestión de calidad.
Si siempre hemos dicho que las características de la actual situación económica y social son fundamentales para implantar un plan de calidad, las mismas condiciones de este entorno tan competitivo y cambiante son las que nos empujan a que mantengamos una constante revisión de ese sistema de gestión de calidad por el que hemos apostado con firmeza.
Por todos es sabido que las organizaciones deben adaptarse con rapidez a cambios del mercado, normativas y expectativas del cliente; por tanto, la revisión del sistema de gestión de la calidad se posiciona como una herramienta estratégica fundamental para asegurar la supervivencia del negocio y confirmar el proceso de mejora continua tan necesario en nuestros días.
La revisión y actualización del SGC no se trata de un mero trámite exigido por las normas ISO, sino de una oportunidad real para evaluar, alinear y potenciar el desempeño global de la organización.
Esta nueva necesidad motivada, insistimos, por la actual situación que vivimos, ya se refleja en la ISO 9001:2015 y en otras normas ISO de Alto Nivel. Así pues, la ISO 9001 dictamina que el proceso de revisión tiene como objetivo asegurar que el sistema sigue siendo adecuado, suficiente y eficaz para cumplir con los objetivos estratégicos y los requisitos de las partes interesadas.
¿Cómo mantener actualizado nuestro sistema de gestión de calidad?
Para conseguir que nuestro sistema de gestión de calidad se encuentre siempre actualizado, es importante cumplir una serie de tareas periódicas que se deberán extender a lo largo del tiempo.
Lo ideal es contar con un departamento de calidad o un responsable —en empresas más pequeñas— que promueva entre los miembros de la Organización las líneas a seguir, para ello deberá contar con el empeño y apoyo de la Alta Dirección.
En cualquier caso, recomendamos que se controlen y actualicen los siguientes procesos y tareas:
- Resultados de auditorías
Programar y mantener procesos de auditorías internas y externas, identificando tendencias, no conformidades recurrentes o puntos fuertes que puedan convertirse en buenas prácticas.
- Satisfacción del cliente
Este indicador proporciona una visión crítica sobre el desempeño del SGC. Las quejas, reclamaciones, encuestas y devoluciones ofrecen información valiosa para detectar oportunidades de mejora.
- Desempeño de los procesos
Evaluar permanentemente el cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos y el rendimiento de los procesos clave. Esta información ayuda a identificar cuellos de botella o áreas con potencial de optimización.
- No conformidades y acciones correctivas
Revisar el tratamiento de las no conformidades y el impacto de las acciones correctivas implementadas, verificando su eficacia y sostenibilidad.
- Cambios internos y externos
Valorar de forma sostenible en el tiempo todos los factores que afectan al contexto de la organización: cambios legislativos, tecnológicos, organizativos, del mercado, etc.
- Oportunidades de mejora
La revisión del sistema en realidad es una oportunidad para promover la innovación y la eficiencia mediante propuestas de mejora basadas en datos reales o iniciativas de los propios trabajadores de la empresa.
- Revisión de recursos
Se debe controlar la disposición de los recursos necesarios (humanos, tecnológicos, financieros) para mantener la eficacia del SGC en todo momento.
Software de gestión de calidad
La utilización e instalación de un software de gestión de calidad permite a las empresas mantener actualizado el SGC de una forma sencilla e intuitiva, favoreciendo que este proceso continuo de revisión se realice de forma eficiente y periódica.
Por ejemplo, nuestro software de gestión Q-bo.org posee unos módulos que facilitan esta labor de revisión, como es el caso de:
- Módulo de control de procesos
- Módulos de análisis de nuevos contextos
- Módulo de evaluación continua de nuevos riesgos
- Módulo de encuestas de satisfacción
- Módulo de auditorías internas
- Módulo de control de operaciones
- Módulo de acciones de mejora
Tienes toda la información sobre nuestro software de gestión de calidad en este vídeo o contactando con nosotros en info@q-bo.org y en el 968 23 20 36. Si lo prefieres puedes solicitar una demo de Q-bo.org.
