Importancia de la trazabilidad de documentos
El concepto de trazabilidad se encuentra íntimamente relacionado con el de calidad. Hoy queremos incidir en la importancia de la trazabilidad de documentos en calidad .
La trazabilidad hace referencia al proceso de control de todas las partes de un sistema. Es decir, es el seguimiento que se hace a algo desde su origen hasta su fin.
En términos empresariales, la trazabilidad es un concepto íntimamente relacionado con los productos y servicios que ofrece una empresa. Es importante conocer cuál es el origen del producto (por ejemplo, los recursos o materias primas que se utilizan para su fabricación), cuál es su proceso productivo y, por último, conocer las partes de su proceso de distribución hasta que llega al cliente.
En cada una de esas fases se podrán identificar errores, desviaciones, fallos o riesgos. Si aseguramos el control o trazabilidad de cada parte, estaremos asegurando una correcta gestión de la calidad.
Sistema de gestión de calidad y trazabilidad documental
A la hora de implantar un sistema de gestión de calidad, surgen multitud de elementos y controles, los cuales se deben documentar. Es decir, junto al concepto de trazabilidad surge un histórico de documentos que van asociados a cada fase del proceso.
La generación de esos documentos (el origen, el desarrollo y el final) pueden crear procesos complejos y burocráticos que pueden entorpecer nuestra tarea, generar cierta fatiga a la hora de afrontar la implantación de un plan de calidad o crear un rechazo por miedo a la burocracia.
El proceso de documentación y registro resulta fundamental a la hora de demostrar la eficacia del Sistema de Calidad. Si se realiza desde el principio y de forma eficiente, la instauración se realizará de forma natural, siendo asimilada por todas las partes o estamentos de la empresa de forma orgánica.
La trazabilidad de documentos en calidad no es una tarea que se deba relacionar con la burocracia, sino como un requisito indispensable a la hora de establecer un control exhaustivo de todos los procesos.
De este modo, se pueden crear mecanismos de control válidos para todas las partes interesadas en la toma de decisiones importantes.
Para agilizar e integrar el proceso de documentación de forma ágil y precisa se requiere de la ayuda de un software de gestión de calidad como Q-bo.org, el cual permite establecer mecanismos de control de la información que se brinda tanto al exterior como al interior de la organización.
Además, nuestro software Q-bo.org posee una instalación personalizada de módulos, de manera que solo se instalan aquellos que realmente resultan necesarios para la empresa en función de su sector, objetivos y necesidades específicas.
El módulo de gestión documental de Q-bo.org permite:
- Creación y mantenimiento de los documentos del sistema de calidad con asignación a procesos y designación de responsables
- Envío por correo de: los informes de módulo por puestos/perfiles, el documento seleccionado, y el documento en revisión/aprobación una vez generado (modo automático)
- Consultar los registros enviados por correo
- Control automático del ciclo de vida del documento
- Inclusión de anexos a documentos
- Generación automática de nuevas versiones de documentos a partir de los ya existentes
- Vinculación de registros relacionados con cada documento
- Acceso restringido por usuario en función del proceso
- Filtrado de documentos y agrupación por proceso y área
- Distribución de documentos y puntos de control mediante generación automática de intranet
- Control de permisos de acceso a los documentos en la intranet
Si quieres más información sobre el software de gestión documental Q-bo.org puedes escribir un email a info@q-bo.org o llamar al teléfono 968 23 20 36.