Importancia de la gestión de documentos en un plan de calidad
La gestión documental se ha convertido en uno de los elementos más importantes para garantizar la productividad y la adecuación a los estándares de calidad en cualquier Organización, con independencia de su tamaño o sector de actividad. Así pues, en este artículo de nuestro blog sobre calidad queremos incidir en la importancia de la calidad a través de la gestión documental.
En la actualidad, cualquier tipo de empresa se enfrenta a grandes cantidades de información, la cual se debe saber gestionar correctamente para obtener información valiosa que se pueda emplear en la toma estratégica de decisiones.
Las nuevas tecnologías juegan un papel decisivo, pues debido a ellas, se genera muchísima más información a través de flujos de trabajo, comunicaciones externas o internas, datos de los clientes, información agregada, fuentes de información diversas y numerosas.
No basta con almacenar esa información, se deben establecer mecanismos que aseguren que la información se transmite a los trabajadores y estamentos adecuados, se almacena de forma segura, se respeta la privacidad, se organiza de forma correcta, se evitan duplicidades.
Esto solo se puede conseguir siguiendo las pautas de un sistema de gestión de calidad, especialmente, a través de un software de gestión de calidad que garantice que se establecen los mecanismos adecuados para conseguir, almacenar y transmitir la información.
Nuestro software de gestión de calidad Q-bo.org ha sido creado a partir de la experiencia de más de una década asesorando a todo tipo de empresas. Además, su sistema de módulos permite que cada empresa instale y configure solo aquello que realmente resulta útil para sus necesidades específicas.
Una incorrecta e ineficiente gestión documental provoca, en primer lugar, un incremento de nuestros costes de producción de forma completamente innecesaria. Pero aparte de las evidentes pérdidas monetarias, una mala gestión también puede implicar una pérdida de tiempo, que en definitiva incide sobre nuestro modelo de negocio y nuestra ineficacia como organización.
Módulo de control de documentación
Este módulo de gestión documental permite controlar y distribuir la documentación interna y externa de la Organización.
- Creación y mantenimiento de los documentos del sistema de calidad con asignación a procesos y designación de responsables
- Envío por correo de los informes de módulo por puestos/perfiles, el documento seleccionado, y el documento en revisión/aprobación una vez generado (modo automático)
- Consultar los registros enviados por correo
- Control automático del ciclo de vida del documento
- Inclusión de anexos a documentos
- Generación automática de nuevas versiones de documentos a partir de los ya existentes
- Vinculación de registros relacionados con cada documento
- Acceso restringido por usuario en función del proceso
- Filtrado de documentos y agrupación por proceso y área
- Distribución de documentos y puntos de control mediante generación automática de intranet
- Control de permisos de acceso a los documentos en la intranet
Software de gestión Q-bo.org
Si quieres más información sobre todas las ventajas de implantar un sistema de calidad a través de un software de gestión no dudes en escribirnos un correo electrónico a info@q-bo.org o llamarnos al 968 23 20 36
