Qué es la teoría 5W
Retomamos nuestros artículos en los que hablar de temas y técnicas relacionados con la calidad en las empresas. En este caso, nos centramos en la famosa técnica de las 5W. Pero, ¿qué es la teoría 5w?
Como suele ser habitual en este tipo de teorías sobre la calidad en las empresas, las principales corrientes teóricas provienen de Asia.
En este caso, la teoría 5W es originaria, como no podía ser menos, de la empresa Toyota. En este tipo de sector proliferan los grandes pensadores, debido a la aplicación a sus modelos de organización y búsqueda de la excelencia, como es el sistema organizativo Just in Time (JIT).
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El modelo de las 5W es un proceso de depuración de responsabilidades que pretende dilucidar de forma clara y sencilla cómo proceder a la hora de resolver determinadas situaciones y conflictos.
Especialmente, las 5W cobran relevancia para mejorar los procesos organizativos y eliminar las decisiones subjetivas que, en ocasiones, pueden tener la tentación de culpar al departamento de calidad.
Las 5W, establecidas por Taiichi Ohno de Toyota es un método simple basado en iteraciones que tratan de llegar de forma objetiva a la problemática del hecho a estudiar.
Responden a las iniciales de las cuestiones que en inglés deben de hacerse ante cualquier problema:
What (¿Qué ha pasado?)
Why (¿Por qué ha sucedido?)
When (¿Cuándo?)
Where (¿Dónde?)
Who (Quién?)
Además, nuevas corrientes han añadido nuevas preguntas que deben formularse en este proceso de depuración. Son las conocidas como 2H, por lo que el modelo se renombra como método 5W+2H.
How (¿Cómo?)
How much (¿Cuánto ha costado?)
Atendiendo a las anteriores medidas, a la hora de resolver un problema, detectarlo, solucionarlo y evitar posibles desviaciones en el futuro, se tiene que iniciar un proceso escalonado que parte de la identificación del problema.
¿Qué ha sucedido?
Una vez detectado un error, problema o desviación, se debe analizar de forma objetiva qué es lo que ha sucedido para poder afrontar con garantías las siguientes etapas. Este problema debe ser comunicado y afrontado por todos los estamentos de la empresa, incluso antes de culpar a alguien o emprender acciones en algún departamento.
¿Por qué ha sucedido?
Está es una de las preguntas claves del proceso. Sabemos qué ha sucedido algo y ya no se puede remediar, pero debemos plantearnos el por qué ha sucedido, cuáles han sido los motivos y circunstancias que han precipitado los hechos.
¿Cuándo?
Interesante resulta también encuadrar el problema en cuestión en un determinado horizonte temporal, el cual permitirá entender mejor lo qué ha sucedido y cuáles fueron sus posibles causas.
¿Dónde?
Al igual que la anterior cuestión, resulta fundamental delimitar el lugar en el que se ha producido el fallo.
¿Quién?
Una vez que se han formulado las anteriores preguntas, ya estaremos capacitados para depurar la responsabilidad de qué persona o departamento era la encargada de evitar ese problema o ha cometido una desviación en los procesos empresariales. Una vez detectada la autoría, será más sencillo formar e informar a las partes interesadas para ofrecer una solución de modo que no se vuelva a repetir en el futuro.
Aunque su funcionamiento es sencillo y, aparentemente basado en el sentido común, resulta ser una técnica integral de identificación y resolución de problemas y desviaciones. La cual se puede aplicar de forma casi inconsciente en cuestión de minutos o requerir una mayor planificación y proceso documental en el caso de problemas más complejos.
En cualquier caso, son técnicas aplicables en el día a día de los negocios circunscritas en cualquier sistema de gestión de calidad y mejora continua.
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