Definición de hallazgos en calidad
Hoy queremos reflexionar sobre un elemento fundamental a la hora de implantar un sistema de calidad basado en normas ISO. Se trata del concepto de hallazgo. Pero, ¿Qué son los hallazgos en una auditoría?
La definición de hallazgo resulta sencilla de encontrar ya que la propia norma ISO 19011:2018 (Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión),los identifica y define claramente. En concreto en el anexo A18 de la norma y en el apartado 3, que versa sobre diferentes términos y definiciones específicas a un plan de calidad.
Los hallazgos en calidad, son resultados interesantes que obtenemos tras realizar el necesario proceso de evaluación y control de nuestra implantación de calidad. Es decir, son los resultados obtenidos en comparación con los criterios que establece la norma ISO que queremos implantar.
Una vez identificado ese hallazgo, este puede ser positivo o negativo. Esto es, estaremos ante una conformidad o no conformidad.
No te pierdas nuestro artículo anterior: Las 7 no conformidades más comunes en la ISO 9001.
Más allá de que el hallazgo resulte en conformidades (en el sentido de que nuestros resultados se ajustan o no a los criterios de la norma) podremos hablar de tres tipos de hallazgos:
- De conformidad o no conformidad.
- Cumplimiento o no cumplimiento: si el hallazgo se refiere al cumplimiento o no de algún requisito legal
- Riesgos o de oportunidades: si el hallazgo nos permite identificar posibles riesgos y tomar medidas de ajuste, o si, por el contrario, el hallazgo nos sirve para identificar un éxito del cual deberemos dejar constancia para poder incorporar en el futuro a nuestro plan de mejora continua.
Los hallazgos en calidad
Los hallazgos en calidad se identifican durante el proceso de auditoría. Normalmente, a través de evidencias de tipo documental (las que surgen analizando la trazabilidad de nuestra documentación) o a través de entrevistas personales con el auditor o incluso con nuestros propios trabajadores.
Los hallazgos, además, permiten obtener una serie de funcionalidades, en función de la naturaleza de la información extraída durante el proceso de evaluación. Así pues, los hallazgos en calidad nos pueden servir para:
- Graduar el tipo de conformidades o no conformidades. Según la naturaleza de esa conformidad podremos obtener conformidades mayores, menores o simplemente observaciones (no conformidades de escasa importancia, pero sobre las cuales habrá que trabajar para evitar que se conviertan en no conformidades en el futuro).
- Realizar un seguimiento óptimo de las conclusiones obtenidas durante una auditoría
- Realizar un seguimiento de todos los registros documentales
- Establecer medidas de corrección o prevención de amenazas o desviaciones
- Garantizar el cumplimiento de los objetivos marcados con nuestro plan de calidad
- Asegurar las metas establecidas por el auditor
Hallazgos y software de gestión
El proceso de identificación de hallazgos (oportunidades o desviaciones) deberá quedar debidamente documentado, para de este modo notificar a todas las partes interesadas y al propio auditor.
Es por ello que resulta óptima la utilización de un software de gestión como Q-bo.org el cual nos apoye a la hora de gestionar todo el proceso. Un software de gestión de calidad establece una serie de registros y notificaciones que nos facilitarán enormemente el trabajo y la posterior comunicación, al tiempo que se crean registros que nos ayudarán en el futuro.
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