Problemas al implantar normas ISO

Errores y barreras para implantar normas ISO

En nuestro artículo semanal en el que tratamos diversos temas relacionados con la implantación de las normas ISO en la empresa, nos vamos a centrar en las barreras existentes y en los errores que se cometen al implantar dichas normas.

Los problemas pueden tener su origen en dos vertientes diferenciadas, por un lado barreras externas, que vienen dadas desde fuera de la propia Organización y, por otro, problemas internos que se deben a la propia estructura organizativa de la empresa.

En el primero de los casos, las barreras externas vienen determinadas por las propias circunstancias del sector, la coyuntura económica del momento, problemas con la legislación vigente (derogación de leyes, actualización de normas, implantación de nuevos reglamentos), o por movimientos de la propia competencia, los cuales debemos prever, programando diversos escenarios para poder reaccionar de la mejor manera posible en caso de ser necesario.

Respecto a las barreas internas, son las que surgen desde nuestra propia forma de trabajar y de nuestra estructura organizativa, de ahí que vayamos a centrarnos más detenidamente en su análisis.

Según nuestra experiencia, éstos son los principales problemas encontrados al implantar normas ISO en relación con aspectos internos y propios de la empresa.

Insuficiente implicación por parte de la Alta Dirección.

Sin duda, una de las barreras más importantes a la hora de implantar las normas de calidad en la empresa, es la propia estructura organizativa y el papel que desempeña la Alta Dirección en ese proceso.

El compromiso para mejorar la Organización y desarrollar una actividad mucho más eficiente debe surgir de la propia Dirección para que, de este modo, el mensaje sea trasladado al resto de empleados. Esa implicación servirá de ejemplo a los trabajadores de la empresa y además los cambios a aplicar contarán con el respaldo y la autoridad necesarios para su buen fin.

Necesidad de recursos

En ocasiones un mal funcionamiento puede venir derivado de las propias condiciones en las que se desarrolla la actividad: instalaciones inapropiadas o en mal estado, incumplimiento de requisitos legales, maquinaria insuficiente u obsoleta, software inexistente o anticuado, poco personal con carga excesiva de trabajo.

Todas estas deficiencias deben ser identificadas y trasladadas a las personas responsables con capacidad para actuar sobre ellas. Las acciones orientadas a mejorar estas condiciones serán consideradas como fundamentales y de su resolución va a depender en gran medida el éxito en la implantación de las Normas ISO en la Organización.

Procesos ineficaces

Este tipo de problemática es muy frecuente: tareas duplicadas, falta de comunicación y trabajo en equipo, poca o nula orientación a gestión por procesos, asignación errónea de los recursos disponibles, falta de formación del personal o motivación insuficiente, procesos aislados y sin ningún control, desconocimiento de responsabilidades, etc.

Los sistemas basados en Normas ISO intentan optimizar la forma de trabajar de la empresa. El enfoque a procesos nos permitirá determinar qué tareas se llevan a cabo en la Organización y cuáles de ellas son mejorables. La gestión del entorno interno y externo, la gestión del riesgo y oportunidades,  la debida atención a las incidencias que ocurran, la medición de los resultados obtenidos, la realización de auditorías de revisión periódicas, la correcta comunicación de las funciones y responsabilidades... Todo ello irá enfocado a la mejora continua.

Resistencia al cambio o falta de interés

Todo es mejorable y el que algo se esté haciendo igual durante mucho tiempo no significa que no pueda hacerse de una forma más eficiente.

Por naturaleza, el ser humano suele ser reacio a los cambios y de nuevo la Alta Dirección tendrá que ser capaz de romper los convencionalismos y adaptarse a las nuevas necesidades, así como hacer ver al resto de miembros de los diferentes departamentos la necesidad de modificar algunos aspectos de su trabajo.

Los trabajadores deberán entender los motivos que llevan a la empresa a adoptar las normas de calidad ISO. Es fundamental transmitir la idea de que, aunque al principio nos encontremos con cambios en la forma de trabajar, con ellos la Organización avanzará hacia un funcionamiento más eficiente que sin duda reportará beneficios a corto, medio y largo plazo.

Para hacer más fácil la implantación de sistemas de gestión, hemos desarrollado el software de gestión de calidad q-bo.org que es una herramienta eficaz para llevar un control de todos los procesos de implantación y analizar de forma eficiente toda la información necesaria.

De este modo y gracias a nuestra experiencia de más de diez años, podemos ayudar en gran medida a las empresas a reducir los tiempos de implantación y optimizar la eficiencia en la mejora continua. Con un software de gestión de la calidad como q-bo.org las auditorías internas para detectar posibles deficiencias serán mucho más fiables y en definitiva el proceso de certificación será mucho más fácil de superar.

Puedes pedir más información sin ningún tipo de compromiso, a través de nuestra página de contacto. Ofrecemos soluciones adaptables a cualquier tipo de empresa: + información q-bo.org