Importancia de saber si tu empresa está lista para certificarse
Desde los artículos de este blog hemos comentado la importancia que tiene para una empresa certificarse en calidad o adoptar un sistema de gestión basado en normas ISO. Esta semana queremos incidir en los pasos a seguir antes de certificarte en calidad.
No lo olvidemos, el objetivo último de la implantación de un sistema de calidad es conseguir la certificación a través de un organismo certificador externo oficial. Dicho organismo será el encargado de establecer si la empresa realmente cumple los requisitos de implantación de un sistema de calidad y de las normas ISO que se hayan adoptado.
Lo que parece claro es que antes de contactar con alguna consultoría externa, la empresa debe tener muy claro que ya cumple todos los requisitos que le van a ser exigidos. En el mercado existen multitud de empresas que realizan auditorías, por lo que solo el proceso de elección ya supone invertir tiempo y esfuerzo.
Por supuesto, no podemos perder de vista que el propio proceso de certificación exige una inversión económica (pues la auditoría externa tiene un coste) y también un proceso intenso de trabajo durante los días que dura la auditoría. Por lo tanto, resulta lógico que antes de someter a la Organización a ese «estrés» que supone tiempo y dinero, se deberá tener muy claro que la empresa está preparada para afrontar una auditoría.
La responsabilidad en esta materia recae sobre la Alta Dirección, como responsables últimos de tomar las decisiones estratégicas de la empresa —especialmente las relacionadas con los temas de calidad— así como de la ejecución del Departamento o experto en calidad establecido en la propia Organización.
Del mismo modo, como hemos comentado en múltiples ocasiones, todos los trabajadores de la empresa (con independencia del departamento al que pertenezcan) deben estar comprometidos y orientados a trabajar en los términos que exige el sistema de calidad que se quiere implantar.
El proceso de auditoría externa
Durante la auditoría externa se deberá contratar a una empresa certificadora oficial del país en el que se está desarrollando la implantación de calidad. En España, por ejemplo, tenemos varias empresas como APPLUS, Bureau Veritas, AENOR, OCA GLOBAL, URS SGS, etc.
Durante el proceso de certificación, los expertos certificadores visitarán la empresa y comprobarán que se cumplen los requisitos establecidos por las diferentes normas ISO que se quieren implantar.
Durante su trabajo, podrán encontrar una serie de hallazgos que, en última instancia, serán los que conformen la decisión de si la empresa resulta apta o no apta para la certificación.
Los hallazgos menores no impiden la certificación final, pero sí que implican que la empresa deberá trabajar durante un tiempo limitado en tratar de corregir esas irregularidades o desviaciones.
Si la empresa certificadora encuentra hallazgos mayores, entonces la empresa dispondrá de un plazo para subsanar esos errores (normalmente 90 días) con la diferencia de que, en esta ocasión, recibirá una nueva visita de la empresa certificadora para valorar si se han corregido dichas deficiencias.
Como decíamos antes, si la empresa finalmente no supera la certificación, deberá esperar un periodo de tiempo antes de poder solicitar una nueva certificación, lo que puede conllevar a importantes retrasos en la planificación de las estrategias que tenía pensada la empresa. Además, se habrá incurrido en un gasto innecesario que no se podrá sufragar, considerándose como un gasto a fondo perdido.
Una vez superado ese plazo, la empresa podrá contactar con otra empresa certificadora incurriendo de nuevo en un nuevo coste económico y de tiempo.
Pasos antes de contratar a una empresa certificadora
Por lo tanto, antes de contactar con una empresa certificadora es preferible cumplir una serie de pasos previos que aseguren el éxito de la certificación:
- Análisis interno de la empresa
- Análisis del entorno y la competencia
- Diseño y planificación del plan de calidad
- Preparación de la documentación que se necesitará durante la certificación
- Capacitación de todo el personal para estar orientado al cumplimiento de las exigencias del sistema de calidad.
- Implementación del plan de calidad
- Análisis y recolección de evidencias sobre el buen funcionamiento del proceso
- Auditoría interna: una especie de ensayo general para comprobar que, efectivamente, la empresa se encuentra preparada para superar un proceso de certificación externo.
Software de gestión de calidad
Desde Quattro recomendamos la utilización de un software de gestión de calidad como nuestro software Q-bo.org: capaz de ayudar a las empresas a que el proceso de certificación sea lo más sencillo, rápido y eficiente posible.
Un software de gestión de calidad ofrece estas ventajas:
- Ahorro de tiempo y costes en implantación y mantenimiento del sistema
- Reducción de plazos para la obtención de la certificación
- Análisis y control de los procesos del sistema
- Realización sencilla de registros de calidad
- Ahorro de tiempo y costes en implantación y mantenimiento del sistema
Si quieres más información o asesoramiento sobre nuestro software de gestión y cómo puedo ayudarte en tu proceso de certificación externa, no dudes en pedir información sin compromiso en el correo electrónico info@q-bo.org o en el teléfono 968 23 20 36
