¿Cómo funciona un software de gestión de calidad?
La experiencia que tenemos en Quattro —más de quince años asesorando a todo tipo de empresas—, nos ha permitido desarrollar un software de gestión pensado para que el proceso de implantación de un sistema de gestión de calidad basado en normas ISO sea lo más sencillo posible. Hoy queremos explicar con detenimiento cuales son las fases para trabajar con un software de gestión de calidad como Q-bo.org
Como hemos reiterado en múltiples ocasiones, la primera decisión debe ser la de apostar con firmeza por la calidad. Está decisión —que podría considerarse como una primera fase— debe recaer lógicamente en la alta dirección, la cual debe tener el compromiso y responsabilidad de transmitir esa idea al resto de trabajadores y departamentos.
Una vez que se tiene la vocación de conseguir la mejora continua y una orientación clara hacia el cliente, se deberán seguir estas etapas en las que un software de gestión nos podrá ayudar:
- Fase 1: Diagnóstico
El diagnóstico inicial consiste en realizar una auditoría interna, identificando los puntos fuertes y débiles de la Organización, así como el cumplimiento de los requisitos.
- Fase 2: Organización
Una vez analizada la propia estructura de nuestra organización, ahora deberemos realizar un análisis del entorno.
Para estas dos fases podemos emplear algunos de los procedimientos que hemos ido proponiendo en este blog; como por ejemplo un análisis DAFO. El software de gestión se encarga de gestionar los documentos necesarios para realizar dichos análisis y hacerlos llegar a las personas responsables a través de un sistema de intranet.
- Fase 3: Requisitos legales
El software de gestión de calidad —mediante el módulo de Normativa— especificará la normativa aplicable, pudiendo determinar el grado de cumplimiento de la misma.
- Fase 4: Formación
Otra de las fases para trabajar con un software de gestión de calidad es la de la formación. En esta fase se deberá establecer la tipología de perfiles profesionales que se requieren para llevar la implantación a buen puerto. En función de las necesidades que surjan respecto a esos perfiles previstos, el software establecerá los criterios de formación que se deberán adoptar.
- Fase 5: Gestión de la documentación
Con el software de gestión de calidad Q-bo.org se puede procesar toda la información que se va generando durante el proceso de implantación; generando los permisos pertinentes y el proceso de comunicación interna a las partes interesadas.
- Fase 6: Evaluación de proveedores
Q-bo.org establece un sistema de criterios para garantizar una elección de proveedores óptima. Lo cual supone una fase fundamental a la hora de ofrecer garantías de calidad a nuestros clientes.
- Fase 7: Definición de objetivos
El plan de calidad pasa por la definición objetiva y real de una serie de objetivos. Con nuestro software se pueden crear indicadores que midan el grado de cumplimiento de dichos objetivos, así como la detección de desviaciones.
- Fase 8: Auditoría Interna
Antes de pasar a un proceso de certificación, la empresa debería realizar un proceso de auditoría interna para garantizar que se han cumplido todos los objetivos previstos. De este modo, si surgen inconvenientes, se pueden solucionar antes de pasar a una certificación externa. El software ayuda a establecer las fechas y etapas, medir el grado de cumplimiento y comunicar todo en el momento adecuado a las personas responsables.
Ventajas de un software de gestión de calidad
Las conclusiones parecen claras: un software de gestión de calidad permite que el proceso de implantación de un sistema de calidad se desarrolle de forma mucho más fiable, eficiente y rápida; asegurando que el proceso será sencillo y evitando procesos traumáticos para los miembros y componentes de la Organización.
Algunas de las ventajas más destacables son las siguientes:
- Control de tareas periódicas con posibilidad de elección de fechas
- Sistema de envío por correo de las diferentes tareas a los responsables
- Gestión documental con posibilidad de asociar archivos en todos los módulos
- Envío por correo de los documentos revisados y aprobados
- Obtención de informes en PDF, Microsoft Word o Microsoft Excel
- Envío por correo de los diferentes informes generados por el software
- Gestión de usuarios y control de accesos
- Acceso restringido a procesos de usuario
- Servidor web para publicación de documentación en intranet, con fácil instalación y sencilla administración
- Control de permisos por documento en intranet
- Exportación/Importación de datos
Si quieres más información sobre el funcionamiento de nuestro software de gestión de calidad y sobre sus beneficios, no dudes en contactarnos sin compromiso en el email info@q-bo.org o en el teléfono 968 23 20 36.
