Documentos en un sistema de gestión de calidad
La gestión documental es uno de los grandes problemas con los que se encuentra una empresa u organización que quiere implantar un sistema de calidad
Aunque estamos en la era de la informática y las nuevas tecnologías, los problemas que desencadena una mala gestión documental tienen que ver con todo tipo de documentos, ya sean documentos digitales como documentos físicos en papel.
Y es que todavía hoy en día, son muchas las empresas que siguen teniendo un alto volumen de documentos en papel, lo cual ya es bastante arriesgado porque los riesgos de pérdida son mucho mayor. Como se suele decir, nunca encuentras un papel, contrato o factura cuando lo necesitas, así que para que el día a día en la empresa sea eficiente, se debe llevar a cabo una gestión documental muy rigurosa.
Y todo esto, sin tener en cuenta el impacto ambiental que un excesivo uso de papel provoca en nuestros días. Consumimos mucho más papel del que realmente necesitamos, y eso es un problema que choca directamente con una imagen de empresa responsable y sostenible.
Por supuesto, aunque la informática esté muy avanzada, siempre es normal que se mantengan ciertos documentos en formato papel. Posiblemente sea por esta dicotomía entre papeles físicos y digitales, por los que la gestión documental se vuelve un auténtico quebradero de cabeza, a la hora de adoptar un sistema de gestión de calidad, que precisamente lo que trata de conseguir, entre otras muchas cosas, es una correcta gestión de nuestros documentos.
Desde luego, la informática y la ofimática han hecho mucho a favor de la gestión documental, gracias a este desarrollo tecnológico podemos enviar gran cantidad de documentos en cuestión de segundos, o transportar multitud de papeles digitales de forma sencilla.
A continuación vamos a destacar algunos problemas que provoca una mala e ineficiente gestión documental, que por supuesto, lo que provoca en primer lugar es un incremento de nuestros costes de producción de forma completamente innecesaria. Pero aparte de las evidentes pérdidas monetarias, una mala gestión también provoca una pérdida de tiempo que en definitiva incide sobre nuestro modelo de negocio y nuestra ineficacia como organización.
Problemas de una mala gestión documental
Pero es que además de los costes en términos de tiempo y dinero, una mala gestión documental también puede provocar otros problemas que quizá no sean tan evidentes, pero sí que son igualmente importantes.
- Posibilidad de filtraciones de información relevante. Si no tenemos un sistema de calidad implantado, podría darse el caso que un trabajador que no tiene permisos para ver un documento, acabe recibiéndolo por error en su correo electrónico, o simplemente lo vea en un papel físico que ha quedado traspapelado. Lo que puede provocar importantes problemas a la organización.
- Del mismo modo, si no se lleva un control eficaz, podría darse que una persona que sí tiene los permisos adecuados para consultar un documento, esté recibiendo una versión obsoleta del mismo.Porque no ha recibido la versión definitiva de un presupuesto, factura, informe, listado de precios, planes o manuales.
- Como hemos dicho anteriormente, se pueden producir pérdidas de documentos importantes ya sean en papel, porque el proceso de almacenado y documentación es deficiente; ya sea en formato digital porque no se realizan las correspondientes copias de seguridad.
- Ineficiencia organizativa. Hay estudios que demuestran que un trabajador puede retrasar sus tareas y labores alrededor de un 15-20% por no encontrar los documentos que requiere en un determinado momento.
- Documentos que no han sido verificados por las personas responsables o supervisores, pueden provocar importantes problemas para una empresa. Sobre todo si estos documentos son presentados en organismos públicos o si contienen información importante que siempre debe ser verificada. Imagina lo que puede provocar que se envíe un presupuesto con cifras erróneas que no han sido supervisadas a un cliente o proveedor.
Por todo ello, implantar un sistema de gestión de calidad que persiga la eficiencia y eficacia de nuestra gestión documental, es una solución básica en cualquier empresa.
Y para poder cumplir de forma más sencilla y ágil estos términos, un software que ayude en la gestión de calidad, parece un elemento indispensable.
Por ello, desde Quattro, una empresa con más de diez años de experiencia y con más de 150 proyectos, hemos desarrollado Q-bo.org.
Con este software podrás llevar una gestión documental impecable, evitando además los consabidos problemas de espacio al que muchas empresas se enfrentan. Una empresa cuya actividad se desarrolla desde hace años, sabe perfectamente que el almacenamiento de facturas y documentos importantes, puede ser un auténtico quebradero de cabeza en términos monetarios y de espacio.
Herramientas para gestión documental
Con Q-bo.org podrás llevar una gestión documental eficiente, gracias a uno de sus módulos que ofrece las siguientes ventajas y funcionalidades:
- Consultar los registros enviados por correo
- Creación y mantenimiento de los documentos del sistema de calidad con asignación a procesos y designación de responsables
- Envío por correo de: los informes de módulo por puestos/perfiles, el documento seleccionado, y el documento en revisión/aprobación una vez generado (modo automático)
- Control automático del ciclo de vida del documento
- Inclusión de anexos a documentos
- Generación automática de nuevas versiones de documentos a partir de los ya existentes
- Vinculación de registros relacionados con cada documento
- Acceso restringido por usuario en función del proceso
- Filtrado de documentos y agrupación por proceso y área
- Distribución de documentos y puntos de control mediante generación automática de intranet
- Control de permisos de acceso a los documentos en la intranet
Pide información sin compromiso en la página oficial de Q-bo, tenemos soluciones adaptadas a las necesidades de cualquier tipo de organización o sector: +información q-bo.org
