La gestión y revisión de documentos en un sistema de gestión
En este artículo queremos abordar una problemática real que sucede en muchas empresas. Y es la de cómo crear documentos en un sistema de gestión de calidad.
Las normas ISO implican una revisión de procesos en las empresas, lo cual, conlleva el surgimiento de nuevas rutinas, tareas y asignación de responsabilidades.
Durante nuestra experiencia de más de una década asesorando a empresas de todo tipo, hemos comprobado cómo las rutinas de trabajo y las responsabilidades mal enfocadas pueden ralentizar los procesos productivos y la toma de decisiones.
Un documento, que debe ser aprobado o revisado por uno o varios responsables, puede frenar cualquier proceso y restar flexibilidad y capacidad de maniobra a una empresa.
De nada sirve la implantación de normas ISO –como por ejemplo la normas ISO– si la nueva gestión documental se realiza de forma ineficiente y lenta.
Como en cualquier aspecto del ámbito empresarial, la falta de competencia de los trabajadores puede ser un hecho fundamental a tener en cuenta. De igual modo que se instruye al personal en determinadas tareas relacionadas, de forma directa, con el proceso de producción a la hora, de implantar normas ISO también deberemos formar a los trabajadores para que entiendan las nuevas rutinas y los cambios en los flujos de información.
La gestión documental puede suponer importantes pérdidas a las empresas en términos de tiempo y dinero. Se requiere, por tanto, de una purificación de los procesos para establecer:
- La forma en que se deben redactar los documentos
Esto que puede resultar una cuestión insignificante cobra especial importancia cuando se precisan de nuevos flujos de información. Los documentos se deben redactar de una forma sencilla y directa. Entendible para el receptor del mensaje. Si un supervisor o un trabajador no entienden la redacción de un mensaje, el problema es siempre del emisor. Siempre se ha dicho aquello de que si un documento precisa de una explicación posterior en persona, el documento no merece la pena ser redactado.
Por ello, los adornos o el lenguaje superfluo que no conduce a nada debe eliminarse. Los trabajadores deberán ser formados para entender este proceso y comenzar a redactar sus mensajes de forma óptima.
- Establecer las etapas del flujo de información
Muchas empresas con las que hemos trabajado nunca han analizado esta parte del proceso documental. Por este motivo siguen enviándose informes a personas que no son necesarias o en un momento que no es idóneo. Por ejemplo, no tiene sentido enviar un informe a un mando intermedio si la persona que tiene que supervisar y aprobar la orden todavía no lo ha recibido.
- Abuso del correo electrónico
El email, aunque es una herramienta muy potente, puede resultar en ocasiones entorpecedor del proceso. Puede que un trabajador envíe una petición que debe ser aprobada por un alto cargo, pero por el camino pasa por otros departamentos que deben firmar o incluir algunos elementos. Esto genera duplicidades, atascos y cuellos de botella, esperas innecesarias; una serie de tareas que en ocasiones ralentizan el proceso de toma de decisiones en gran medida.
- Información duplicada o difícil de encontrar
En el caso anterior, el email puede provocar que parte de la información o de las actualizaciones se pierda por el camino. Podemos encontrar varias versiones del mismo email lo que conlleva un posterior trabajo de búsqueda y organización de correos que entorpece en gran medida la información o el propio proceso productivo.
Además, con el correo electrónico nunca se tiene la certeza de que se tiene la última versión de los documentos adjuntos o que las personas interesadas han recibido la información en el debido momento.
Por tanto, como decíamos al inicio de este artículo, lo que se configura para mejorar la productividad puede derivar en costes ocultos, los cuales perjudican enormemente nuestro negocio y la eficiencia que queríamos conseguir mediante la creación de un sistema de gestión de calidad basado en normas ISO.
Fruto de esta experiencia –y de situaciones reales que nos hemos encontrado en las empresas– surge el software de gestión Q-bo.org.
Este software permite mejorar los flujos de información de las organizaciones, obteniendo un proceso claro y sencillo. En el que cada persona recibe la información precisa en el momento justo.
De este modo se puede trabajar en paralelo sobre un mismo documento sin temor a duplicidades o pérdidas de información. Se puede trabajar en tiempo real con la garantía de que todas las personas implicadas han obtenido la información que precisaban y el documento en cuestión ha sido aprobado en el momento oportuno, así se terminan los atascos y las pérdidas de tiempo.
Q-bo.org es un software de gestión que se adapta a las necesidades reales de cada empresa o sector, ya que se realiza una auditoría previa para analizar las necesidades concretas y la problemática específica de cada flujo de información. A partir de eso, se entrega una versión de Q-bo.org personalizada y adaptada a la medida de cada empresa.
Con Q-bo.org se elimina la información innecesaria y el uso excesivo de papel o correos electrónicos. Se ahorra tiempo y espacio en el caso del papel, o se agiliza el proceso informativo gracias a documentos accesibles en cualquier momento que muestran la información actualizada y revisada por los responsables correspondientes.
Las empresas al utilizar Q-bo.org podrán instalar solo los módulos necesarios para el desarrollo de su actividad. Por ejemplo, el módulo para la gestión documental presenta las siguientes ventajas:
- Creación y mantenimiento de los documentos del sistema de calidad con asignación a procesos y designación de responsables
- Envío por correo de: los informes de módulo por puestos/perfiles, el documento seleccionado, y el documento en revisión/aprobación una vez generado (modo automático)
- Consultar los registros enviados por correo
- Control automático del ciclo de vida del documento
- Inclusión de anexos a documentos
- Generación automática de nuevas versiones de documentos a partir de los ya existentes
- Vinculación de registros relacionados con cada documento
- Acceso restringido por usuario en función del proceso
- Filtrado de documentos y agrupación por proceso y área
- Distribución de documentos y puntos de control mediante generación automática de intranet
- Control de permisos de acceso a los documentos en la intranet
Empieza a trabajar de forma eficiente con un software de gestión como Q-bo.org. Puedes solicitarnos información de forma gratuita en el correo electrónico info@q-bo.org o en el teléfono 968 23 20 36.
