¿Qué son las acciones correctivas y cómo tratarlas?
Cuando se afronta una auditoría es lógico que durante el proceso encontremos algunos fallos o errores, es decir lo que se denomina No Conformidades o incumplimiento de requisitos. Estos incumplimientos debemos tratarlos con lo se conoce como acciones correctivas.
Resulta lógico que estas Non conformidades sean consideradas como algo negativo para cualquier empresa u organización, pero lo cierto es que cuando se comprende en lo que se ha fallado y se corrige, se está obteniendo una experiencia muy útil de cara al medio o al largo plazo.
La entidad certificadora, pide a la Organización auditada, no solo que corrija el incumplimiento detectado sino que establezca acciones correctivas para impedir que ese incumplimiento vuelva a repetirse.
Así la Empresa mediante las acciones correctivas debe hacer un análisis de la causa que motivó la No conformidad y establecer acciones para eliminarlas. Así mismo debe hacer un seguimiento de la misma y verificar la eficacia de dicha acción
Esta experiencia satisfactoria que nos hace evolucionar y ser más eficiente, se encuadra claramente dentro del proceso de mejora continua del que ya os hemos hablado de forma habitual en este blog.
Puedes saber más sobre el concepto en este artículo anterior: ¿Qué es la mejora continua?
Las acciones correctivas podrán surgir tanto en un proceso de auditoría interna como en uno de certificación realizado por algún auditor externo y objetivo.
Las desviaciones, fallos o errores en cualquier proceso de implantación son identificados por el auditor, el cual tiene la voluntad de hacer notar ese fallo para que la organización emprenda la acción de corregirlo y aprender de él.
Cuando se implantan normas ISO, lo normal es que el fallo quede vinculado al punto concreto del texto de la norma que se ha incumplido, para que de este modo sea más fácil su identificación y posterior subsanación.
Las acciones correctivas, por lo tanto, tienen una doble vertiente. Por un lado, tratan de corregir la desviación lo antes posible para asegurar un proceso válido de auditoría. Por otro, se pretende que esa desviación o falla detectada se solucione a largo plazo para que no vuelva a repetirse nunca más.
La solución, normalmente, se debe notificar a la entidad encargada de la auditoría, ya sea externa o interna:
- En ocasiones basta con enviar la documentación en la que se declara el procedimiento que se va a llevar a cabo para subsanarla
- También se puede exigir que la empresa que ha caído en una desviación documente la acción correctiva que se va a llevar a cabo y una demostración de la ejecución de la misma.
- En última instancia, según la situación, la entidad auditora puede exigir pruebas fehacientes que demuestren que la acción correctiva ya se ha implantado con éxito. Esto suele suceder cuando se detectan fallos graves o que ponen en riesgo alguna situación.
A la hora de tratar con las no conformidades y sus acciones correctivas se debe realizar un análisis transversal en el cual participen la mayor cantidad de personas responsables, con formación y capacidades variadas de modo que la solución se alcance considerando diversos niveles y puntos de vista.
Desde nuestra experiencia de más de un decenio, hemos encontrado empresas que no son capaces de identificar las causas de esas desviaciones o no conformidades al implantar normas ISO. Por lo que el análisis de la situación no siempre resulta una tarea sencilla.
Aquellas empresas que cuentan con un sistema de gestión de calidad implementado con un software de gestión tienen mayores herramientas para identificar los problemas, buscar soluciones e implementar acciones correctoras de forma sostenida en el tiempo, garantizando la eficiencia de toda la organización.
Desde Quattro te ofrecemos el software de gestión de calidad Q-bo.org, el cual posee un módulo que ayuda en la gestión de las incidencias y no conformidades:
- Registro de incidencias con asignación a procesos y causas y designación de responsables
- Envío por correo de los informes del módulo por puestos/perfiles
- Envío por correo a los responsables de la incidencia seleccionada
- Envío por correo la incidencia una vez realizada (modo automático)
- Consultar los registros enviados por correo
- Creación y mantenimiento de acciones de mejora relacionadas
- Creación y mantenimiento de causas de incidencia
- Acceso a procesos y personas
- Identificación y filtrado de reclamaciones
- Control de incidencias pendientes e inclusión en Tareas
- Acceso restringido por usuario en función del proceso
- Filtrado por procesos, áreas, fechas y clases
- Identificación de incidencias que procedan de auditorías internas
- Consulta de auditorías internas desde las incidencias relacionadas
- Inclusión de archivos asociados a cada incidencia
Si quieres más información sobre todo lo que un software de gestión de calidad como Q-bo.org puede hacer por tu empresa no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro teléfono 968 23 20 36 o en el correo electrónico info@q-bo.org
